W regulaminie pracy ustala się organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Obowiązek jego wprowadzenia ciąży na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników oraz u którego nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy w zakresie, który powinien być objęty regulaminem pracy. Dodatkowo należy go również wprowadzić na wniosek zakładowej organizacji związkowej u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników.

Jak wynika z art. 104² Kodeksu pracy, regulamin pracy pracodawca może ustalić w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową albo samodzielnie. Gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa regulamin pracy jest wprowadzany bez udziału organizacji związkowej. Przepis nie wymaga przeprowadzenia negocjacji z innym przedstawicielstwem pracowniczym, jak na przykład z reprezentacją wyłonioną ad hoc. Jeśli pracodawca samodzielnie ustalił regulamin pracy, gdy nie działały u niego związki zawodowe, a następnie związki takie powstały, to nie ma obowiązku późniejszego konsultowania ze związkami zawodowymi wprowadzonych w życie regulaminów.

Jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to treść regulaminu powinna zostać z nią uzgodniona. W przypadku, gdy u danego pracodawcy działa więcej organizacji, to powinny one przedstawić wspólne stanowisko w terminie 30-dniowym. Jeśli organizacja związkowa nie zaakceptuje zaproponowanej przez pracodawcę treści regulaminu, to strony powinny uzgodnić termin, w którym jego treść zostanie uzgodniona. W razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2001 roku). Pracodawca będzie uprawniony do jednostronnego wydania regulaminu pracy, jeśli nie zostanie wypracowany konsensus w uzgodnionym terminie, a także wtedy, gdy wszystkie działające organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska. Pracodawca powinien wziąć wtedy pod uwagę stanowiska poszczególnych organizacji. Warto jednak pamiętać, że „przedstawione przez zakładowe organizacje związkowe odrębne stanowiska mają charakter opiniodawczy i nie są wiążące dla pracodawcy. Może on więc uwzględnić lub pominąć zawarte w nich sugestie” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Co ważne, regulamin pracy, który został wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, nie ma mocy wiążącej (art. 104² Kodeksu pracy w związku z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca ma również obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminem pracy przed dopuszczeniem go do pracy powinno być umieszczone w jego aktach osobowych.