Urlop z powodu siły wyższej jest nową instytucją w prawie pracy, która obowiązuje od kwietnia 2023 roku. Są to dodatkowe dni wolne, niezależne od urlopu wypoczynkowego i urlopu na żądanie (który jest wliczany do urlopu wypoczynkowego). 

Zgodnie z art.  148¹ust. 1 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

„Zgodnie z wyżej wspomnianym przepisem pracownik nie ma prawa do zwolnienia przy każdym wypadku lub chorobie, ale tylko wtedy, jeżeli występują one w rodzinie oraz mają charakter pilny, a także wymagają natychmiastowej obecności pracownika. Nie ma jednak zamkniętego katalogu spraw rodzinnych, które uzasadniałyby skorzystanie ze zwolnienia z powodu siły wyższej” (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 stycznia 2024 roku).

Przepisy nie przewidują konieczności przedłożenia przez pracownika dokumentów potwierdzających powód jego zwolnienia z pracy i nie dają także pracodawcy prawa ich żądania. Pracownik musi jednak poinformować pracodawcę o przyczynach swojej nieobecności i jej przewidywanej długości.

O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym omawianego zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym (art. 148¹ § 2 kodeksu pracy). Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia (art. 148¹ § 3 kodeksu pracy).

„Odnosząc się do terminu złożenia wniosku o zwolnienie od pracy pragnę zauważyć, że ze względu na użyte w art. 148¹ § 3 kp. [kodeksu pracy] sformułowanie „wniosek zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia” oraz mając na uwadze to, że mamy do czynienia z siłą wyższą i potrzebą natychmiastowej obecności pracownika w pilnych sprawach rodzinnych, w opinii resortu rodziny, nie jest wykluczona  możliwość  złożenia przez pracownika ww. wniosku  dzień przed terminem omawianego zwolnienia na piątek i poniedziałek (przypadający bezpośrednio po weekendzie), o ile spełnia on wszystkie przedstawione wyżej przesłanki, a mianowicie:

• powodem zwolnienia jest działanie siły wyższej,
• siła wyższa dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem,
• niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika”

(stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 stycznia 2024 roku).

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.