Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi w związku z osiągnięciem określonego stażu pracy. Jej wypłata nie wynika z przepisów powszechnie obowiązujących, a tym samym nie ma charakteru obligatoryjnego w każdym przypadku. Zobowiązani do jej wypłaty są pracodawcy w jednostkach budżetowych, a także ci z sektora prywatnego, u których została ona przewidziana w aktach wewnętrznych. 

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pieniężne związane ze stosunkiem pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nagroda jubileuszowa jako przychód pracownika również podlega tej zasadzie. Jednak przepisy przewidują wyjątek, który pozwala na wyłączenie jej z oskładkowania, o ile spełnione zostaną określone warunki. Najważniejszym z nich jest częstotliwość wypłaty świadczenia. Nagroda jubileuszowa może być zwolniona z obowiązku opłacania składek, jeśli jest wypłacana nie częściej niż raz na 5 lat. Oznacza to, że jeśli pracownik nabywa prawo do kolejnej nagrody dopiero po upływie co najmniej pięcioletniego okresu od poprzedniej wypłaty, to nie powstanie obowiązek odprowadzenia składek do ZUS z tego tytułu. Jeżeli pracodawca przewiduje krótsze odstępy lub decyduje się na wypłatę dodatkowej nagrody, świadczenie traci charakter wyjątkowy i podlega pełnemu oskładkowaniu.

Drugim warunkiem zwolnienia jest to, aby prawo do nagrody wynikało z obowiązujących u pracodawcy przepisów wewnętrznych. Nie wystarczy jednorazowa decyzja pracodawcy ani praktyka stosowana w sposób nieudokumentowany. Regulacje muszą jasno określać zasady przyznawania nagrody, w tym wymagany staż pracy oraz sposób ustalania jej wysokości. Dopiero wówczas ZUS uznaje, że świadczenie ma charakter systemowy i może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek.

Podsumowując, prawidłowe ustalenie zasad oskładkowania nagrody jubileuszowej wymaga analizy zarówno regulacji wewnętrznych pracodawcy, jak i częstotliwości wypłaty świadczenia. Spełnienie warunków określonych w przepisach i opisanych wyżej pozwala na zastosowanie zwolnienia z oskładkowania.