Pracodawca może polecić pracownikowi odbycie podróży służbowej. W jej trakcie pracownik może być zmuszony do przenocowania w innym miejscu niż jego miejsce zamieszkania. Na ogół w takim przypadku koszty noclegu pokryje pracodawca. Czy pracownik uzyska wtedy przychód podlegający opodatkowaniu?

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy i w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą zostać spełnione łącznie. Brak którejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie świadczonej przez pracownika pracy jako podróży służbowej. Podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 roku, sygn. II PZP 11/08). Stanowi ona niejako odstępstwo od normalnych obowiązków pracownika.

W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 77⁵ kodeksu pracy: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. To ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek sfinansowania podróży służbowej odbywanej przez pracownika.

Świadczenie w postaci poniesionych przez pracodawcę kosztów zapewnienia noclegu pracownikom będącym w podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten zwalnia z podatku dochodowego wartość diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisy szczególne, o których mowa powyżej, to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z jego §  8 ust. 1 za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (maksymalnie 20x 45 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§  8 ust. 2-5 rozporządzenia).