Stanowisko organów skarbowych co do tego, czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na zakup odzieży, w której skład wchodzą garnitur, koszule i inne podobne elementy garderoby ciągle się zmienia. Zgodnie z ugruntowanym poglądem, można to zrobić, o ile elementy ubioru są opatrzone logo firmy lub innym odróżniającym oznaczeniem identyfikującym z danym przedsiębiorcą.

W ostatnim czasie pojawiały się interpretacje, które wskazywały, że wydatki na zakup garnituru, koszuli, marynarki,spodni oraz butów nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, ponieważ nie można uznać, że zostały one poniesione wyłącznie w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Takie wydatki mają charakter osobisty i służą zaspokojeniu potrzeb wizerunkowych, a to nie przekłada się bezpośrednio na przychody osiągane z działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatek taki nie spełnia wymogów przewidzianych przez ustawodawcę dla kosztów uzyskania przychodu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej pochylił się nad sprawą stewarda, który prowadzi własną działalność gospodarczą i świadczy usługi na rzecz jednej z linii lotniczych. Linia ta narzuca określony wygląd swoim pracownikom i współpracownikom. Ubiór jest opisany w regulaminie, co do fasonu, koloru, jakości tkanin, a także szczegółowego doboru akcesoriów. Linie lotnicze wskazują także konkretny sklep, w którym można nabyć odpowiednie elementy garderoby (traktowane jako umundurowanie, typowe dla danej linii lotniczej). Nie są one wykorzystywane przez stewarda w życiu prywatnym. Również „pasek oraz zegarek są obowiązkowym elementem umundurowania. W żadnym wypadku nie są to elementy garderoby, które mogą być użytkowane na co dzień z uwagi na swoje parametry techniczne, a także specjalną impregnację i konserwację takiej garderoby oraz obuwia. W związku z tym ww. elementy garderoby nie będą realizować celu osobistego”. Linie lotnicze pokrywają część wydatków na zakup odzieży i akcesoriów w roku (do określonej z góry kwoty). W pozostałym zakresie steward finansuje ich zakup z własnych środków.

Steward zadał pytanie, czy koszty zakupu elementów odzieży, które finansuje samodzielnie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Koszt uzyskania przychodów stanowi wydatek spełniający następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jego wartość nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

„Podkreślenia wymaga, że schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą posiadały wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach np. nauczyciele, urzędnicy, prawnicy itp. Niewątpliwie w wykonywanym przez Pana zawodzie dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednakże nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży/garderobie, nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać przedmiotowe wydatki za koszty uzyskania przychodu.

Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne, a to oznacza, że winien być, czy też mógł być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem określonych obowiązków”.

Dyrektor KIS uznał, że do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone wyłącznie wydatki poniesione na zakup elementów odzieży w sklepie wskazanym przez linie lotnicze. Wszelkie pozostałe przedmioty nabywane poza wskazanym miejscem nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych, ponieważ stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym, które na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna z dnia 1 marca 2024 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.29.2024.2.PS