Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku kosztów pracowniczych ich celem jest zrekompensowanie pracownikowi kosztów (wydatków) poniesionych przez niego w celu uzyskania wynagrodzenia. Najczęściej w tej kategorii kwalifikowane są koszty dojazdu pracownika do miejsca wykonywania pracy.

Co do zasady ustawodawca przewidział pracownicze koszty uzyskania przychodu w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w wysokości zryczałtowanej. Można je stosować (po spełnieniu przesłanek wskazanych w przepisie) niezależnie od faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Ich wysokość jest ograniczona kwotowo. Zgodnie z treścią przywołanego przepisu koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

1. 250 zł miesięczne, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego;

2. nie mogą przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3. 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł– w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4. nie mogą przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Ustawodawca dopuszcza możliwość uwzględnienia kosztów dojazdu do pracy w wyższej wysokości niż określone w przepisach – w wysokości faktycznie poniesionej. W tym celu muszą zostać spełnione jednak określone warunki. W przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się miejsce jego pracy, zastosowanie ma art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią w przypadku, gdy roczne koszty uzyskania przychodów m.in. ze stosunku pracy są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Z przytoczonego wyżej przepisu jednoznacznie wynika, że faktyczne koszty przejazdów muszą zostać udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Chodzi tutaj o bilety, które w swej treści określają osobę uprawnioną do korzystania z komunikacji przez pewien okres. Podatnik nie może udokumentować faktycznych kosztów uzyskania przychodu za pomocą innego dokumentu niż imienny bilet okresowy, w szczególności biletem na okaziciela. Jeżeli ustawodawca dopuszczałby taką możliwość, wyraźnie zostałoby to postanowione.

Trzeba jednak pamiętać, że art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znajdą zastosowania w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Koszty w wysokości faktycznie poniesionej mogą zostać uwzględnione przez pracownika dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym.