Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych do wysokości i na zasadach określonych w ustawie lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą również zrezygnować z każdego z rozwiązań i umieścić stosowne postanowienie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub przekazać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Prawo do świadczenia urlopowego mają wyłącznie pracownicy. Nie ma znaczenia rodzaj umowy o pracę, na podstawie której pracownik jest zatrudniony (na czas określony, na czas nieokreślony, na okres próbny), wymiar etatu, staż pracy. Omawiane świadczenie ma charakter roszczeniowy. Oznacza to, że pracownik nie musi występować do pracodawcy z wnioskiem o jego wypłatę. Prawo do świadczenia urlopowego uzależnione jest wyłącznie od spełnienia przesłanek ustawowych. Dla jego wypłaty nie mają znaczenia także kryteria socjalne.

Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe raz w roku kalendarzowym. Warunkiem jego wypłaty jest korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Wliczeniu do tego okresu podlegają dni urlopu, dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika (w tym występujące bezpośrednio przed i po urlopie) oraz święta.

Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego. Jest ona także proporcjonalna do wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było kwotą wyższą. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłaszane jest przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski. W pierwszym półroczu 2023 roku wyniosło ono 6 246,13 zł, a w drugim 6 445,71 zł. Tę drugą kwotę uwzględnia się do ustalenia wysokości odpisu podstawowego w 2024 roku. Oznacza to, że obecnie odpis podstawowy wynosi 2 417,14 zł.