Obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia w ustalonym terminie i formie. Jest to niewątpliwie wydatek związany z działalnością gospodarczą i poniesiony w celu uzyskania przychodu. Wobec tego może być on zaliczony do kosztów podatkowych pracodawcy.

Dla prawidłowego ustalenia chwili, w której pracodawca może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu wynagrodzenia należne pracownikom trzeba sięgnąć do ustaw podatkowych. Z art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 updof (w tym ze stosunku pracy) oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Analogiczną regulację można odnaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 15 ust. 4g.

Z powyższego wynika, że decydujące znaczenie dla uchwycenia momentu, który pozwala na zakwalifikowanie wydatków na wynagrodzenia pracowników do kosztów, ma ustalenie chwili jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Warto przypomnieć, że wynagrodzenie jest postawione do dyspozycji pracownika, jeżeli pracodawca umożliwia pracownikowi odebranie tego wynagrodzenia. Bez wpływu pozostaje fakt, czy pracownik faktycznie odebrał swoje wynagrodzenie w tym terminie, jeżeli tylko mógł to zrobić. Wobec tego, jeżeli pracownik przyjmuje wynagrodzenie w gotówce i miał możliwość odbioru w terminie ustalonym w danym zakładzie pracy jako data wypłaty wynagrodzenia, ale ze względu na własną decyzję tego nie zrobił, to pracodawca będzie mógł zaliczyć wartość tego wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodu w tym samym miesiącu, za który je ono należne, choć pracownik faktycznie odbierze je w innym terminie.

Jeśli jednak pracodawca opóźnia się z postawieniem wynagrodzenia do dyspozycji pracownika, to będzie mógł je zaliczyć do kosztów dopiero w chwili jego faktycznej wypłaty lub umożliwienia pracownikowi jego odbioru.