Skopiuj link
Odpowiedź:
Pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników, w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Jest on zatem zobowiązany do przestrzegania wynikających z ustawy zasad ochrony danych osobowych. Powinien zatem dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności obowiązany jest zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy).
W myśl art. 6 ust. 1 ustawy danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne (art. 6 ust. 2 ustawy). Jak wyjaśnił bowiem Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 19 maja 2011 r., sygn. akt I OSK 1079/10, „informacją dotyczącą osoby jest zarówno informacja odnosząca się do niej wprost, jak i taka, która odnosi się bezpośrednio do przedmiotów czy urządzeń, ale poprzez możliwość powiązania tych przedmiotów czy urządzeń z określoną osobą pośrednio stanowi informację także o niej samej”.
Powyższe prowadzi do wniosku, iż informacje o pracowniku znajdujące się w dyspozycji pracodawcy stanowią dane osobowe. Pozwalają bowiem na zidentyfikowanie konkretnej osoby.
Dostęp do danych osobowych pracowników powinien być ograniczony. Powinien go mieć wyłącznie pracodawca jako administrator danych osobowych oraz osoby posiadające upoważnione do przetwarzania danych innych pracowników, które pełnią istotne funkcje w związku z procesem zatrudnienia, np. osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, przełożeni służbowi pracowników, osoby prowadzące sprawy osobowo-kadrowe oraz płacowe. W związku z posiadanym upoważnieniem ciążą na tych osobach określone obowiązki, w tym powinność zachowania danych osobowych pracowników w tajemnicy.
Ewentualnymi świadkami w czasie wręczania pracownikami oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy mogą być wyłączenie osoby upoważnione przez pracodawcę do przetwarzania danych osobowych pracowników. Ciąży na nich bowiem obowiązek ochrony tych danych oraz zachowania ich w poufności. Inne osoby nie mogą brać udziału w tej czynności.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
[email protected]
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta
