Indywidualny rozkład czasu pracy ustala się w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Stanowi przejaw elastycznej organizacji pracy. Po jego wprowadzeniu pracownik może rozpoczynać pracę i ją kończyć w innych godzinach niż pozostali pracownicy.

Podstawę do wprowadzenia indywidualnego rozkładu czasu pracy stanowi art. 142 §  1 Kodeksu pracy. Warunkiem jest wystąpienie przez pracownika z pisemnym wnioskiem w tym zakresie. Przepisy nie wymagają, aby wniosek wskazywał przyczynę uzasadniającą wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. Powinien on natomiast zawierać propozycję rozkładu czasu pracy, w którym pracownik chciałby pracować. Co ważne, nie może on naruszać zasad obowiązujących w ramach tego systemu, w szczególności: maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy, dobowych i tygodniowych odpoczynków, zakazu pracy w niedziele i święta.

„Indywidualny rozkład czasu pracy może polegać jedynie na zmianie godzin rozpoczynania i kończenia pracy, względnie także na wprowadzeniu przerwy w pracy w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut. W przepisie art. 141 [Kodeksu pracy] ustawodawca uznał bowiem, że bezpłatna przerwa w tym wymiarze nie narusza interesów pracownika. Dłuższa przerwa może natomiast być uznana za przerywany czas pracy (art. 139 [Kodeksu pracy]), w którym czas przerwy jest odpłatny, chyba że została ona wprowadzona wyłącznie w interesie pracownika (zob. uw. 1 do art. 139).” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Zasadniczo pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika. Istnieją jednak okoliczności, kiedy swoboda pracodawcy w uwzględnieniu wniosku o stosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy doznaje wyjątku. Sytuacje te zostały określone przez ustawodawcę w art. 142¹ §  1 Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1. pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,

2. pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,

3. pracownika-rodzica:

a. dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b. dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Musi jednak poinformować pracownika o przyczynie odmowy w formie papierowej lub elektronicznej.