Część danych osobowych pracowników pracodawca ma prawo przetwarzać bez ich zgody, na podstawie przepisów prawa. Wśród nich znajduje się niewątpliwie art. 22¹ § 1 kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Podanie danych wskazanych w tych źródłach jest dla pracownika obowiązkowe i niezbędne do nawiązania stosunku pracy i spełnienia wszelkich obowiązków z nim związanych.

Z przywołanych przepisów nie wynika, aby pracodawca mógł przetwarzać wizerunek pracownika z mocy prawa. Wobec tego, co do zasady, jedyną możliwością dla pracodawcy, który chciałby skorzystać z wizerunku pracownika jest uzyskanie od niego zgody. Musi być ona dobrowolna i wyrażona w sposób wyraźny. Nie może być dorozumiana, czy nawet domniemana, wynikająca z innego oświadczenia złożonego przez pracownika ani z samego faktu zawarcia umowy o pracę. Odmowa pracownika w tym zakresie nie może się wiązać dla niego z negatywnymi konsekwencjami.

Oczywiście trzeba również wziąć pod uwagę sytuacje szczególne, stanowiące wyjątki od generalnej zasady, w których pracodawca może korzystać z wizerunku pracownika bez jego zgody. Przede wszystkim wykonywanie niektórych zawodów czy świadczenie pracy danego rodzaju wymaga wykorzystania wizerunku pracownika, choćby ze względu na zachowanie bezpieczeństwa czy prawidłową identyfikację osób. Będzie to między innymi dotyczyło zawodów, w których istnieje obowiązek wynikający z przepisu prawa (powszechnie obowiązującego lub wewnętrznego) posługiwania się legitymacjami służbowymi czy innego rodzaju identyfikatorami. Powołując się na takie okoliczności pracodawca może wskazać, że przetwarza wizerunek pracownika w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu. Wtedy pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia swojego wizerunku, fotografii, itp.