Płatnik naliczając zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uwzględnia koszty uzyskania przychodów. W przypadku pracowników zazwyczaj stosuje się koszty w zryczałtowanej wysokości – podstawowe lub podwyższone. Jeśli pracownik świadczy pracę, która ma charakter twórczy i wypełnia ustawowe przesłanki, to płatnik w jego przypadku może zastosować tak zwane koszty autorskie.

Koszty uzyskania przychodów w wysokości 50%, czyli autorskie koszty uzyskania przychodów, można stosować bez względu na rodzaj umowy leżącej u podstaw stosunku prawnego, w ramach którego twórca uzyskuje przychód z tytułu korzystania z praw autorskich lub rozporządzania nimi. Decydujące znaczenie ma to, czy przychody pracownika pochodzą z wykonywania czynności będącej przedmiotem prawa autorskiego.

W rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przedmiotem praw autorskich jest utwór, czyli każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Ponadto, jak podkreślają organy podatkowe, w rozumieniu prawa autorskiego jako twórczy traktowany jest taki rezultat działalności, który na tyle związany jest z osobą twórcy, że jest mało prawdopodobne, aby inna osoba podejmująca identycznie skierowany wysiłek twórczy uzyskała analogiczny lub zasadniczo zbliżony rezultat. Osiągnięcie przychodu z praw autorskich przez pracownika wiąże się z dokonaniem odpłatnego rozporządzenia autorskimi prawami majątkowymi do wytworzonego utworu.

Co więcej ustawodawca sprecyzował, iż podwyższone koszty uzyskiwania przychodów można rozpoznawać jedynie dla wybranych rodzajów działalności twórczej. Zgodnie z art. 22 ust. 9b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych omawiane koszty stosuje się do przychodów uzyskiwanych z tytułu:

1. działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

2. działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;

3. produkcji audialnej i audiowizualnej;

4. działalności publicystycznej;

5. działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

6. działalności konserwatorskiej;

7. prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 oraz z 2020 r. poz. 288), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;

8. działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

„Warunkiem potrącenia kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% jest jednak określenie w umowie o pracę, jaka część wynagrodzenia wypłacana jest pracownikowi w zamian za korzystanie z tych praw, i zastosowanie podwyższonych kosztów wyłącznie do tej części wynagrodzenia za pracę. Przyjmuje się, że jeżeli z umowy o pracę nie wynika możliwość osiągania przez pracownika odrębnego wynagrodzenia wyłącznie z tytułu realizacji utworu w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, koszty uzyskania przychodu powinny być obliczone wyłącznie przy zastosowaniu podstawowych lub podwyższonych kosztów uzyskania” (Komentarz do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, red. prof. dr hab. Witold Modzelewski, Małgorzata Słomka, Jerzy Bielawny, Krzysztof Radzikowski, Wojciech Safian, Marcin Szymocha, Mateusz Wojciechowski, Marek Zagórski, Piotr Zyśk).

Płatnik musi zatem ocenić, czy praca wykonywana przez pracownika wypełnia przesłanki, o których mowa powyżej, aby móc zastosować 50-procentowe koszty uzyskania przychodów.