Ustawodawca przewidział w Kodeksie pracy ograniczenia w zawieraniu umów o pracę na czas określony. Nie mają one jednak zastosowania w każdym przypadku. Istnieją pewne okoliczności, które wyłączają limity określone w art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z treścią przywołanego wyżej przepisu okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Wskazanych limitów nie stosuje się w razie zawierania tak zwanych umów obiektywnie uzasadnionych. Przypadki te wymienione zostały w art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy. Dotyczy to umów zawieranych:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

„Trzeba zauważyć, że zawarcie jednej z umów wymienionych w § 4 pkt 1–4 nie oznacza samo przez się, że jest to umowa obiektywnie uzasadniona. Niezbędne do tego jest jeszcze łączne spełnienie dwóch przesłanek wskazanych w końcowej części tego paragrafu, czyli że – po pierwsze – zawarcie umowy na czas określony służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i – po drugie – jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy […] Szczególnie istotne znaczenie przesłanki te mają w odniesieniu do przewidzianego w § 4 pkt 4 przypadku uzasadnienia zawarcia umowy na czas określony przez wskazanie przez pracodawcę obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie. Wypełniają one bowiem ten zwrot niedookreślony konkretną treścią, czyli zawarcie na tej podstawie umowy na czas określony musi służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania pracodawcy i jej zawarcie jest niezbędne przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności. W przypadkach regulacji dotyczących złożonych i różnorodnych sytuacji faktycznych (tu: wymagających stosowania umów o pracę na czas określony) ustawodawca posługuje się zwrotami niedookreślonymi (por. np. „wypowiedzenie nieuzasadnione” – art. 45 § 1 i „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych” – art. 52 § 1 pkt 1), pozostawiając ich szczegółowe wyjaśnienie orzecznictwu i doktrynie.” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2025).

W każdym z wyżej wymienionych przypadków pracodawca jest zobowiązany zamieścić w umowie o pracę informację uzasadniające odstąpienie od limitów w zawieraniu umów na czas określony. Ponadto, jeśli dochodzi do zawarcia umowy, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4 Kodeksu pracy, pracodawca musi zawiadomić okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia o zawarciu takiej umowy i jej przyczynie, a niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem w oparciu o art. 281 § 1 pkt 1a Kodeksu pracy.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę, że w sytuacji, gdyby faktycznie brak było właściwego uzasadnienia zawarcia umowy na czas określony ponad ustawowe limity, to umowę należy traktować jak zwykłą umowę na czas określony (bez zastosowania omawianej regulacji art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy). Nie ma podstaw, aby taka umowa została uznana od razu za umowę na czas nieokreślony.