Grafik, czy też harmonogram pracy, to pojęcia potoczne. Ustawodawca w kodeksie pracy posługuje się pojęciem rozkład czasu pracy danego pracownika. Sporządza się go w formie pisemnej lub elektronicznej. Może obejmować okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak nie krótszy niż 1 miesiąc.

Na podstawie art. 129 § 3 zd. 2 kodeksu pracy pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Brakuje jednak regulacji, która przewidywałaby tryb, w jakim grafik powinien zostać przekazany pracownikom. Ponadto z przepisów nie wynika, czy pracownicy są obowiązani potwierdzać otrzymanie grafiku oraz zapoznanie się z jego treścią.

W doktrynie i w judykaturze przyjmuje się, iż rozkład czasu pracy pracownika powinien zostać podany do jego wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Może się to odbyć poprzez umieszczanie harmonogramu na tablicy ogłoszeń, udostępnienie go w ramach wewnętrznej sieci informatycznej pracodawcy, czy przekazanie indywidualnie każdemu pracownikowi. Właśnie trzecie rozwiązanie wydaje się być najbardziej odpowiadające założeniom ustawodawcy. Posługuje się on bowiem zwrotem „pracodawca przekazuje pracownikowi”.

Pracodawca nie ma obowiązku wymagać od pracowników, aby ci potwierdzali otrzymanie grafiku lub zapoznanie się z jego treścią. Dla własnego bezpieczeństwa (w celu wykazania zachowania odpowiedniego terminu) pracodawca może jednak wprowadzić w regulacjach wewnątrzzakładowych taki wymóg.