Skopiuj link
Odpowiedź:
Zasady i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.
§ 6 ust. 1 rozporządzenia nakłada na pracodawcę obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika.
Akta osobowe powinny zostać podzielone na trzy części:
- część A – obejmująca dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
- część B – obejmująca dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- część C – obejmująca dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 2 rozporządzenia).
Dokumenty przedstawione przez pracownika z opóźnieniem pracodawca powinien umieścić w odpowiedniej części akt osobowych. Przykładowo, jeżeli pracownik przedstawi świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy, pracodawca powinien umieścić je w części A akt osobowych. W części tej gromadzone są bowiem dokumenty związane ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie, w tym dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika u poprzednich pracodawców.
Znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych dokumenty należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz je ponumerować. Dokumenty numeruje się osobno w ramach każdej części akt osobowych. Co więcej, w każdej części powinien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).
Ułożenie dokumentów w porządku chronologicznym oznacza, iż powinny one zostać ułożone w kolejności zgodnej z datą wydania dokumentu. Tym samym doniesiony dokument powinien zostać umieszczony w miejscu zgodnym z datą jego wydania.
Różne są metody oznaczania doniesionych dokumentów w częściach, w których zostały umieszczone. Może to nastąpić np. poprzez wskazanie cyfry, którą jest oznaczony poprzedni dokument i kolejnej litery alfabetu (dokument wkładany pomiędzy dokumenty oznaczone cyframi 5 i 6 oznaczyć zostanie jako 5a). Jeżeli pracodawca zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien pozostawić w wykazie pomiędzy poszczególnymi jego pozycjami wolne miejsca na ewentualne dopisywanie tytułów i numerów kolejnych dokumentów.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta