„W czasie urlopu bezpłatnego stosunek pracy nie ustaje, ale zgodnie z wolą stron zostaje czasowo zawieszony. Istotą urlopu bezpłatnego, udzielonego na podstawie art. 174, jest zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania zatrudnienia i zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłacania wynagrodzenia (por. wyr. SA w Warszawie z 27.11.1996 r., III AUa 888/96, OSA 1997, Nr 2, poz. 9). Udzielenie przez pracodawcę urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 jest w istocie umową, w której pracodawca zobowiązuje się zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy przez określony czas, natomiast pracownik rezygnuje z korzystania z prawa wykonywania tej pracy w ustalonym okresie (wyr. SN z 25.3.2014 r., I PK 294/13, Legalis). Urlop ten udzielany jest przez pracodawcę na wniosek pracownika, a więc tylko od uznania pracodawcy zależy jego realizacja.” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Urlop bezpłatny nie powoduje rozwiązania stosunku pracy, zatem okres takiego urlopu wlicza się do ogólnego okresu zatrudnienia wskazywanego w świadectwie pracy, przy czym fakt korzystania z tego urlopu również się w nim uwzględnia. Jednak jak wynika z art. 174 § 2 kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Nie jest więc uwzględniany m.in. przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego dla przyznania dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej, co do zasady, nie jest też przyjmowany do stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Oczywiście w oparciu o wewnętrzne regulacje stosowane u danego pracodawcy mogą zostać przyjęte rozwiązania korzystniejsze dla pracowników.

Jeżeli urlop bezpłatny trwał łącznie co najmniej 1 miesiąc, to powoduje proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi za dany rok (art. 155² § 1 w związku z art. art. 155¹ § 1 pkt 2 kodeksu pracy). Oznacza to, że każdy 30-dniowy okres urlopu bezpłatnego powoduje obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego o 1/12. Przy czym, na poczet tych 30 dni wliczamy wszystkie okresy niewykonywania pracy w danym roku kalendarzowym związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego. Odcinki urlopu bezpłatnego trwające krócej niż 30-dni podlegają sumowaniu.

Jeżeli urlop bezpłatny jest udzielany na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 kodeksu pracy).

Od „zwykłego” urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174 kodeksu pracy, odróżnić należy urlop bezpłatny udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Zgodnie z dyspozycją art. 174¹ § 1 kodeksu pracy, za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.