Umowa szkoleniowa jest inaczej zwana umową o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Zawiera się ją na piśmie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Określa wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa musi zostać zawarta, jeśli pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania u niego w zatrudnieniu przez określony w umowie czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

1. urlop szkoleniowy;

2. zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 103¹ kodeksu pracy).

Pracodawca, który finansuje podnoszenie kwalifikacji przez pracownika, może żądać, aby ten „odpracował” poniesione koszty. Oznacza to, że strony zawrą umowę, w której treści przewidzą postanowienie, na mocy którego pracodawca zobowiąże pracownika do pozostawania u niego w zatrudnieniu przez określony w umowie czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ § 3 kodeksu pracy).

Ustawodawca zastrzegł, że w sytuacjach określonych w art. 103⁵ kodeksu pracy pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów poniesionych w związku
z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. W myśl tego przepisu pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów, w przypadku, gdy:

• bez uzasadnionych przyczyn pracownik nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia
  z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie dłuższym niż 3 lata,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z uwagi na mobbing,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kodeksu pracy (pracodawca nie przeniesie pracownika w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe; pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 94³ kodeksu pracy (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Obowiązek zwrotu kosztów nie powstanie w przypadku ustania stosunku pracy
z innych przyczyn niż określone w art. 103⁵ kodeksu pracy. Z art. 103⁵ in fine kodeksu pracy wynika, iż pracownik obowiązany jest do zwrotu kosztów z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Do dodatkowych świadczeń pracodawcy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych należą m.in. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ kodeksu pracy). Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego mu za czas urlopu szkoleniowego i za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celach szkoleniowych.