Umowa na zastępstwo

Kodeks pracy o umowach na zastępstwo…

Omawiana umowa o pracę należy z całą pewnością do umów terminowych rodzajowo powiązanych z umową na czas określony. W kodeksie pracy pojawia się trzykrotnie:
 

• w art. 25 § 1 zd. 2 kodeksu pracy (definicja),
• w art. 33¹ kodeksu pracy (dopuszczalność i okres wypowiedzenia) oraz
• w art. 177 § 3¹ kodeksu pracy (wyłączenie spod ochrony rodzicielskiej).

Warto zaznaczyć, iż umowa na zastępstwo może być poprzedzona umową na okres próbny. Taką możliwość dopuszcza bowiem ustawodawca w art. 25 § 2 kodeksu pracy.

Sposoby określania czasu zastępstwa

Ze względu na specyfikę tej umowy niezwykle istotne jest prawidłowe określenie czasu jej trwania. Możemy to zrobić w sposób następujący:
 

• Podanie daty końcowej, np. 10.09.2015r. lub
• Wskazanie zdarzenia powodującego rozwiązanie umowy o pracę.

Należy podkreślić jednak, iż w pierwszym przypadku określenie konkretnej daty ustania zatrudnienia skutkuje rozwiązaniem niezależnie od faktu, czy osoba zastępowana powróciła do pracy, czy też nie. W drugiej natomiast sytuacji należy wskazać zdarzenie rozwiązujące umowę w sposób dostatecznie jednoznaczny i niebudzący wątpliwości.

Umowa na zastępstwo a GIODO

Kwestią umowy na zastępstwo w kontekście ochrony danych osobowych zajął się GIODO. Z jego stanowiska wynika, iż „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 KP). Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”.

Kogo zastępować?

Z aktualnie obowiązujących przepisów nie wynika zakaz zawierania kilku umów na zastępstwo tego samego pracownika. W sytuacji, w której zastępujący pracownik musi być także zastąpiony, ustawodawca nie narzuca ograniczeń. Czy jednak kolejny pracobiorca ma zastępować tzw. głównego pracownika czy też pracownika zastępującego?

Wydaje się, iż z literalnej wykładni art. 25 § 2 kodeksu pracy nie wynika żadna jednoznaczna dyspozycja. Pracodawca może więc zawrzeć umowę na czas usprawiedliwionej nieobecności pierwszego lub też pierwotnie zastępującego pracownika.

Podsumowując…

Odpowiadając na Pani pytanie należy stwierdzić, iż może Pani zawrzeć umowę zarówno na czas absencji pracownika głównego, jak też pracownika pierwotnie zastępującego. W pierwszym przypadku jednak dopiero powrót pracownicy z urlopu rodzicielskiego spowoduje rozwiązanie umowy o pracę. Przez pewien okres czasu będzie Pani jednak miała dwóch zatrudnionych pracowników, oczywiście z możliwością 3-dniowego wypowiedzenia.

Jeśli natomiast chciałaby Pani kontynuować zatrudnienie z pierwotnie zastępującym pracownikiem, wówczas warto zawrzeć umowę na czas nieobecności właśnie tego pracownika.