Skopiuj link
Kwestionariusz osobowy przeznaczony dla pracownika nie jest dla pracodawcy dokumentem do obowiązkowego stosowania – pracodawca może, ale nie musi wymagać jego wypełnienia. W praktyce jednak zdecydowana większość pracodawców stosuje kwestionariusze w brzmieniu określonym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971).
Przepisy nie wskazują konkretnej chwili podpisania i złożenia przez pracownika kwestionariusza osobowego dla pracownika. Niemniej jednak z literalnego brzmienia przepisów wynika, iż pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego od pracownika, czyli osoby, z którą już zawarto umowę o pracę. Oznacza to, że kwestionariusz osobowy może być podpisany przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy. Nie ma zatem przeszkód, aby pracownik uczynił to w pierwszym dniu zatrudnienia.
W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu kwestionariusze osobowe będą zazwyczaj wskazywały jako datę wypełnienia dzień, w którym dokument został wydany pracownikowi. Będzie tak pomimo że pracodawca fizycznie ten dokument pobierze i będzie przetwarzał w chwili, gdy określona osoba będzie już posiadała status pracownika. Trudno w takiej sytuacji będzie przeprowadzić podczas kontroli dowód, który pozostawałby w sprzeczności z datą widniejącą na dokumencie. Lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie więc odbieranie od pracownika danych zawartych w kwestionariuszu dopiero po nawiązaniu z nim stosunku pracy i weryfikowanie ich w oparciu o treść przedłożonych przez pracowników dokumentów.