Skopiuj link
Odnosząc się do prawnych uregulowań obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy należy na wstępie wskazać art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami oraz z 2011r. Nr 80, poz. 432), zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a na żądanie pracownika pracodawca jest obowiązany udostępnić mu taką ewidencję. W świetle § 2 przywołanego przepisu w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Wskazane przepisy wskazują więc pośrednio zakres informacji, które powinniśmy zawrzeć w ewidencji czasu pracy (tj. wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika w ujęciu – co do zasady – godzinowym).
Bardziej szczegółową regulację, która w pewnej mierze powie nam coś o sposobie prowadzenia ewidencji czasu pracy, znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971). Zgodnie z treścią § 8 wskazanego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Z powyższego przepisu wynika więc, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie karty, a więc w formie dokumentowej, a nie elektronicznej. Poza tym karta ewidencji czasu pracy powinna zostać zaprowadzona „odrębnie dla każdego pracownika”. Z tego wiec wynika, że dane w niej gromadzone powinny mieć postać imienną, przypisaną do konkretnego pracownika.
W przepisach prawa nie znajdziemy wzoru karty ewidencji czasu pracy. Kwestię tą pozostawił więc ustawodawca uznaniu pracodawcy, z tym zastrzeżeniem, że dokument prowadzony przez pracodawcę zawierać powinien wszelkie informacje niezbędne dla prawidłowego naliczenia wynagrodzenia pracownika. Ze swobody pracodawcy w tym zakresie wynika, że ustawodawca nie wskazuje okresu, który musi być objęty ewidencją czasu pracy. W zależności od rozwiązań przyjętych w konkretnym zakładzie ewidencja może więc przybrać postać dokumentu miesięcznego bądź rocznego. Trzeba jednak zaznaczyć, że wiele informacji istotnych dla prawidłowego zarządzania czasem pracy określanych jest w perspektywie dłuższej niż miesiąc (np. roczny limit godzin nadliczbowych, czy limit przeciętnego tygodniowego czasu pracy w okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc). W sytuacji skrócenia okresu objętego ewidencją do jednego miesiąca dość łatwo popełnić błąd związanych z naruszeniem któregoś z wskazanych limitów.
Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona z zasady na bieżąco przez cały okres pozostawania pracownika w stosunku pracy. Nie oznacza to jednak konieczności codziennego dokonywania wpisu do wskazanego dokumentu informacji ważnej dla naliczenia wynagrodzenia za pracę. W większości zakładów wypracowane zostały dokumenty zupełnie niezależne od ewidencji czasu pracy, które „zbierają” na bieżąco dane istotne z perspektywy ustalenia wynagrodzenia pracownika. Mowa tutaj o rejestratorach czasu pracy, których najpowszechniejszym przykładem jest lista obecności. W takiej sytuacji nie może być poczytana za błędną praktyka polegająca na przenoszeniu informacji z rejestratora czasu pracy do ewidencji czasu pracy w momencie, gdy nadchodzi termin zapłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. W takiej sytuacji nadanie odpowiedniego brzmienia ewidencji czasu pracy następuje raz w miesiącu, w momencie gdy ustalana jest wysokość świadczeń należnych pracownikowi za dany miesiąc.
W przepisach prawa nie znajdziemy również sugestii, które określałyby sposób przechowywania przez pracodawcę karty ewidencji czasu pracy. Najczęściej ewidencja czasu pracy jest przechowywana w odrębnym segregatorze, który zawiera karty ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników (ułożone na przykład w porządku alfabetycznym). Praktyka polegająca na archiwizacji karty ewidencji czasu pracy w aktach osobowych pracownika jest również akceptowalna, jednak raczej mało dogodna w wymiarze praktycznym.