Pracownik może za zgodą pracodawcy wykorzystywać swój prywatny samochód przy wykonywaniu obowiązków służbowych. W takiej sytuacji najczęściej pracownik uzyskuje w ramach rekompensaty świadczenie pieniężne. Zwrot kosztów może następować w formie ryczałtu albo tak zwanej kilometrówki.

Co do zasady, można przyjąć, iż pracownik wykorzystuje w analizowanej sytuacji swój samochód w interesie pracodawcy, aby usprawnić, przyspieszyć wykonywanie obowiązków służbowych, na przykład poprzez skrócenie czasu poświęcanego na przemieszczanie się. Ponadto należy przyjąć, że świadczenie uzyskiwane przez pracownika nie stanowi dla niego przysporzenia majątkowego, a jedynie wyrównanie uszczerbku, który powstaje w jego majątku w zakresie wydatków ponoszonych w związku z wykorzystywaniem samochodu do celów służbowych (zakup paliwa, koszty eksploatacyjne). Takie argumenty powinny prowadzić do wniosku, że w sytuacji, gdy pracownik otrzyma od pracodawcy ryczałt za korzystanie z prywatnego samochodu, to jego wartość nie powinna podlegać opodatkowaniu.

Z takim stanowiskiem nie zgadzają się jednak często organy administracji skarbowej. Podzielają je sądy administracyjne, ale nie zawsze.

Według organów skarbowych ryczałt samochodowy za korzystanie z prywatnego samochodu przez pracownika stanowi przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który podlega opodatkowaniu. Z kolei w wyroku z 14 września 2023 roku, sygn. akt II FSK 2632/20, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że opodatkowaniu nie może podlegać wartość świadczenia, które nie generuje u pracownika realnego przysporzenia.Świadczenie, które co do zasady stanowi rekompensatę wydatków ponoszonych przez pracownika, powinno być neutralne podatkowo.

Sądy administracyjne jednak nie w każdym przypadku podzielają wskazany wyżej pogląd. Jeżeli obowiązek zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych wynika z umów zawartych przez pracowników i pracodawców, a nie z przepisów ustawowych, to stwierdzają, że wartość świadczenia powinna zostać opodatkowania (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 października 2023 roku, sygn. II FSK 397/22).