Strony stosunku pracy mogą wspólnie postanowić o wykorzystywaniu przez pracownika jego prywatnego samochodu przy wykonywaniu obowiązków służbowych. W takiej sytuacji najczęściej pracownik uzyskuje w ramach rekompensaty świadczenie pieniężne. Zwrot kosztów może następować w formie ryczałtu albo tak zwanej kilometrówki.

Zasady zwrotu kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Z rozporządzenia wynika, iż zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje w formie kilometrówki lub w formie ryczałtu. Kilometrówka stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, który zgodnie § 2 wskazanego rozporządzenia nie może być wyższa niż:

1. dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,

2. dla motocykla – 0,69 zł,

3. dla motoroweru – 0,42 zł. 

Zgodnie z treścią §  4 ust. 1 wskazanego rozporządzenia ”zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne co do zasady ustala pracodawca. Nie może on jednak przekroczyć:

1. 300 km – w przypadku, gdy jazdy odbywają się na terenie gminy zamieszkiwanej przez mniej niż 100 tysięcy mieszkańców,

2. 500 km – w przypadku, gdy jazdy odbywają się na terenie gminy zamieszkiwanej przez więcej niż 100 tysięcy, ale mniej niż 500 tysięcy mieszkańców,

3. 700 km – w przypadku, gdy jazdy odbywają się na terenie gminy zamieszkiwanej przez więcej niż 500 tysięcy mieszkańców.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych”.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ustawodawca zastrzegł kategorie przychodów, których nie należy uwzględniać, ustalając podstawę wymiaru składek. Wśród nich, w § 2 ust. 1 pkt 13 tego rozporządzenia, wskazano, że oskładkowaniu nie podlega zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra), jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.