Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznawał sprawę zainicjowaną skargą byłego pracownika na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Organ uznał, że w analizowanym stanie faktycznym były pracodawca nie naruszył przepisów o ochronie danych osobowych. Skarżący dopatrywał się tego w wysłaniu przez przełożonego wiadomości e-mail informującej pozostałych współpracowników o jego odejściu z pracy.

Spornym zdarzeniem było wysłanie e-maila do pozostałych pracowników z informacją o rezygnacji z pracy skarżącego, wraz z prośbą o wzięcie tego pod uwagę przy tworzeniu grafiku na kolejny miesiąc. Odchodzący pracownik uznał, że taka wiadomość narusza jego dane osobowe i godzi w dobre imię. W związku z tym złożył skargę do Prezesa UODO.

Prezes UODO stwierdził, że wskazana okoliczność nie stanowi naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ponieważ przełożony był uprawniony do takiego działania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przetwarzanie danych byłego pracownika było w tej sytuacji uzasadnione realizacją celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, czyli pracodawcy. Poinformowanie zespołu o odejściu z pracy jednego z jego członków było niezbędne z punktu widzenia prawidłowej organizacji pracy, która należy do podstawowych obowiązków pracodawcy.

Stanowisko Prezesa UODO podzielił również Wojewódzki Sąd Administracyjny, do którego były pracownik zaskarżył jego decyzję. Skarga do Naczelnego Sądu Administracyjnego również nie przyniosła oczekiwanego przez skarżącego rezultatu, czyli ukarania byłego pracodawcy. NSA utrzymał w mocy decyzję Prezesa UODO (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 maja 2025 roku, sygn. III OSK 1018/22).

Ponadto oba orzekające sądy podkreśliły, że przedmiotem rozpoznania była wyłącznie ocena zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, a nie naruszenie dóbr osobistych pracownika. Roszczenia z tego tytułu mogą być dochodzone przed sądem cywilnym.

Analizowana sprawa pozwala na przyjęcie, że informowanie zespołu o zmianach kadrowych, o ile służy organizacji pracy, może być zgodne z RODO – oczywiście, jeśli są przy tych zachowane zasady przetwarzania danych, między innymi zasada proporcjonalności i celowości.