Przepisy prawa pracy przewidują różne rodzaje urlopów. Są to okresy, w których pracownik jest zwolniony z obowiązku wykonywania pracy na rzecz pracodawcy. Za niektóre z nich pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a za inne nie będzie otrzymywał od pracodawcy pensji.

Szczególnym rodzajem zwolnienia od pracy jest urlop na żądanie. Ustawodawca uregulował go w art. 174 i następnych kodeksu pracy. Jak wynika z § 1 wskazanego przepisu pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego na pisemny wniosek pracownika. Wyłącznie pracownik może zainicjować udzielenie urlopu bezpłatnego. „Zgodnie z wyrokiem SA w Łodzi z 15.10.1996 r., III AUa 34/96, udzielenie urlopu bezpłatnego niezgodnie z przepisem art. 174 § 1 k.p. [kodeksu pracy] – z inicjatywy zakładu pracy i bez pisemnego wniosku pracownika o udzielenie mu takiego urlopu – jest w świetle prawa bezskuteczne. W razie braku zapotrzebowania na pracę danego pracownika (lub pracowników) pracodawca może jedynie, za zgodą pracownika, udzielić mu urlopu bezpłatnego na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy (zob. komentarz do art. 174¹ k.p.). W piśmiennictwie wyrażono pogląd, że dopuszczalne jest udzielenie w czasie przestoju zwykłego urlopu bezpłatnego na wniosek pracownika, który sam znalazł sobie inne zatrudnienie na czas przerwy w pracy u macierzystego pracodawcy” (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

„W czasie urlopu bezpłatnego stosunek pracy nie ustaje, ale zgodnie z wolą stron zostaje czasowo zawieszony. Istotą urlopu bezpłatnego, udzielonego na podstawie art. 174, jest zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania zatrudnienia i zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłacania wynagrodzenia (por. wyr. SA w Warszawie z 27.11.1996 r., III AUa 888/96, OSA 1997, Nr 2, poz. 9). Udzielenie przez pracodawcę urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 jest w istocie umową, w której pracodawca zobowiązuje się zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy przez określony czas, natomiast pracownik rezygnuje z korzystania z prawa wykonywania tej pracy w ustalonym okresie (wyr. SN z 25.03.2014 r., I PK 294/13, Legalis). Urlop ten udzielany jest przez pracodawcę na wniosek pracownika, a więc tylko od uznania pracodawcy zależy jego realizacja” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Nie jest więc uwzględniany między innymi przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego dla przyznania dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej. Co do zasady, nie dolicza się go do stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Warto pamiętać, że okres takiego urlopu wlicza się do ogólnego okresu zatrudnienia wskazywanego w świadectwie pracy, a w jego treści wskazuje się na fakt skorzystania z tego urlopu.

Każdy 30-dniowy okres urlopu bezpłatnego powoduje obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego o 1/12. Jeżeli urlop bezpłatny trwał łącznie co najmniej 1 miesiąc, to powoduje proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi za dany rok (art. 155² § 1 w związku z art. art. 155¹ § 1 pkt 2 kodeksu pracy). Na poczet tych 30 dni wliczamy wszystkie okresy niewykonywania pracy w danym roku kalendarzowym związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego. Urlopy bezpłatne trwające krócej niż 30-dni podlegają sumowaniu.

Jeżeli urlop bezpłatny jest udzielany na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 kodeksu pracy).

Co ważne, „w czasie urlopu bezpłatnego pracownik korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę (art. 41) z wyjątkiem ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 41¹). W przypadku zwolnień grupowych wypowiedzenie definitywne nie jest dopuszczalne w czasie urlopu trwającego krócej niż 3 miesiące, natomiast wypowiedzenie zmieniające (art. 42) jest dopuszczalne niezależnie od czasu trwania urlopu bezpłatnego (art. 5 ust. 3 i 4 u.o.g.z.). Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę w każdym czasie” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024).