Przepis art. 94 pkt 9a kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przedmiotowy obowiązek ma charakter bezwzględny i obejmuje wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, wymiar etatu, w jakim są oni zatrudnieni, oraz rodzaje umów o pracę zawarte z pracownikami.

Nieprowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie przeciwko prawom pracownika stanowi także nieprzechowywanie dokumentacji przez przewidziany prawem okres oraz pozostawienie dokumentacji dotyczącej pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Popełnienie tych wykroczeń jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6, 6a i 7 kodeksu pracy).

Ponadto należy pamiętać, że niewywiązanie się lub nienależyte wywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej może stanowić podstawę wystąpienia przez pracownika z roszczeniem o odszkodowanie (art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/76).

Co do zasady odpowiedzialność za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych ponosi pracodawca. W przypadku gdy jest nim osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zostanie ona bezpośrednio pociągniętą do odpowiedzialności. Jeżeli pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba prawna to odpowiedzialność spadnie na członka organu zarządzającego. Ponadto ustawodawca zastrzegł także, że podmiotem odpowiedzialnym za prawidłowość dokumentacji pracowniczej może zostać także osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy lub tylko tych czynności, które dotyczą akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Stanowi o tym treść art. 281 kodeksu pracy, który za podmiot odpowiedzialności uznaje pracodawcę oraz osobę działającą w jego imieniu.