W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostały przygotowane projekty nowelizacji Kodeksu pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o związkach zawodowych. Ich podstawowym celem jest umożliwienie załatwiania spraw między stronami stosunku pracy albo pracodawcą a związkami zawodowymi drogą elektroniczną.

Porozumiewanie się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jest stosowane w niemal wszelkich sferach życia. Wiele spraw można załatwić elektronicznie. Pracownicy i pracodawcy wykorzystują wewnętrzne systemy albo pocztę elektroniczną, aby komunikować się między sobą. Jednak przepisy prawa pracy nie uznawały formy elektronicznej za właściwą dla wypełniania wzajemnych obowiązków na gruncie stosunków pracy.  

Nowelizacja przewiduje dopuszczalność przekazywania w formie elektronicznej:

• informacji o monitoringu,
• informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
• instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto zwrócić uwagę na to, że wprowadzenie dopuszczalności elektronicznej komunikacji nie wyłączy możliwości prowadzenia jej w sposób papierowy. Będzie można korzystać z obu form.

Planowane jest także umożliwienie elektronicznego załatwiania spraw między pracodawcą i związkami zawodowymi. Projektowane zmiany ustawy o związkach zawodowych przewidują, że pracodawca i związki zawodowe będą mogli przekazywać następujące informacje drogą elektroniczną:

• informacje udzielane związkom zawodowym w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę,
• dane niezbędne do prowadzenia działalności związkowej,
• dane o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą,
• wnioski rady pracowników o informacje (m.in. w zakresie działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy) w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań.

Nie da się ukryć, że takie rozwiązania są nieuniknione. Elektroniczna komunikacja jest standardem i nie może omijać prawa pracy. Zmiany mają zostać przyjęte w III lub IV kwartale 2025 roku.