Złożenie przez pracownika oświadczenia dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych może zobowiązywać pracodawcę do pomniejszenia zaliczki na podatek dochodowy o kwotę wolną od podatku. Jeżeli pracownik nie złoży takiego oświadczenia to pracodawca nie może odliczać ulgi.

Zgodnie z art. 31b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnik pomniejsza zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia.

Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom. W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

• 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo
• 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo
• 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

Co ważne, obecnie dopuszczalne jest złożenie oświadczenia nie tylko dla przychodów osiąganych ze stosunku pracy, ale także z umowy zlecenia i umowy o dzieło. Jeżeli podatnik w ogóle nie złoży oświadczenia w omawianym zakresie to płatnik nie będzie uwzględniał kwoty zmniejszającej podatek, a tym samym od dochodu w pełnej wysokości będzie naliczał, pobierał i odprowadzał zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Warto pamiętać, że nawet w takiej sytuacji podatnik nie utraci prawa do skorzystania z kwoty wolnej od podatku na poziomie 30 000 zł. Jednak uprawnienie to zostanie odroczone w czasie. Kwota wolna zostanie zastosowana dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym, a podatnik uzyska stosowny zwrot podatku.

Wzór opracowany przez Ministerstwo Finansów, czyli PIT-2, nie jest obligatoryjną formą złożenia przedmiotowego oświadczenia. Podatnik może to zrobić także w dowolny sposób przyjęty przez płatnika. PIT-2 przewiduje także inne oświadczenia i wnioski. Podatnik deklaruje w nim zamiar rozliczenia z małżonkiem lub jako rodzic samotnie wychowujący dziecko. Może również w ten sposób zawnioskować o stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, a także ulg podatkowych w zakresie 0% PIT (ulga na powrót, dla rodzin 4+, dla pracujących seniorów). Płatnik na jego żądanie może ponadto nie stosować wobec niego ulgi dla młodych i kosztów uzyskania przychodów, a także  nie pobierać zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego.

Oświadczenia i wnioski mogą być składane w dowolnym momencie roku podatkowego. Zgodnie z generalną zasadą płatnik ma obowiązek uwzględnić oświadczenie lub wniosek podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał (w zależności od okoliczności i własnych możliwości może je uwzględnić niezwłocznie po ich otrzymaniu). (Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z 30 grudnia 2022 roku – Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczanych przez płatników tego podatku). Dopóki nie zmieniają się okoliczności faktyczne podatnik nie musi ponawiać uprzednio złożonego wniosku. Na tej samej zasadzie podatnicy, którzy złożyli w minionych latach PIT-2, a stan faktyczny nie uległ zmianie (np. osiągają przychody wyłącznie z jednego źródła i złożyli wniosek o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek) to nie muszą składać nowego wniosku.