Najczęściej pracownik świadczący pracę zdalnie będzie to robić ze swojego mieszkania. Nie jest to jednak warunek konieczny. Przepisy wskazują, że ma być to miejsce wybrane przez pracownika, jednak musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej.

Obciążający pracodawcę obowiązek zapewnienia narzędzi, materiałów i urządzeń technicznych wynika z art.  67²⁴ § 1 kodeksu pracy. Ponadto pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Dodatkowo strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi, który korzysta ze swojego sprzętu, narzędzi i materiałów przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Na podstawie art.  67²⁴ § 4 kodeksu pracy ustawodawca dopuścił zastąpienia obowiązku pokrycia wymienionych wyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu, obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art.  67²⁴ § 5 kodeksu pracy).

Z art.  67²⁵ kodeksu pracy jednoznacznie wynika, że świadczenia wypłacane pracownikowi na podstawie przepisów kodeksu pracy  o pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Trzeba jednak pamiętać, że w akcie wewnętrznym dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej należy szczegółowo określić warunki ustalania wysokości świadczeń przyznawanych pracownikom. Jest to konieczne, ponieważ jeżeli będą one w sposób znaczący odbiegać od faktycznych stawek kosztów ponoszonych w tym zakresie przez pracownika to mogą zostać podważone przez organy skarbowe, a w konsekwencji trzeba będzie je opodatkować, jako przychód ze stosunku pracy.