Co do zasady w okresie zatrudnienia pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Jednak niektóre nieobecności w pracy mogą skutkować przerwą w opłacaniu składek. Wszystkie takie okresy trzeba właściwie wykazać w dokumentach rozliczeniowych składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnik ma obowiązek wykazywać okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne w miesięcznych raportach. Dokumentem właściwym do przekazania do ZUS informacji w tym zakresie jest raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – ZUS RSA. Stanowi on załącznik do deklaracji ZUS DRA.

Niezmiernie ważne jest to, że wskazane przerwy należy wykazywać wyłącznie w odniesieniu do dni będących dla danego pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że nawet nieobecność nieusprawiedliwiona będzie obejmować wyłącznie dni pracy, bez uwzględnienia weekendów, jeżeli pracownik rozkładowo nie pracuje w soboty i niedziele.

W raporcie RSA dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku) wykazuje się z kodem przerwy 151, natomiast okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia – z kodem 152. Ponadto możliwe jest wykazanie również trzech innych przerw z następującymi kodami:

• 111 – urlop bezpłatny,
• 121 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• 122 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.