Skopiuj link
Podstawowe zasady stanowiące wskazówkę dla wypełnienia wskazanego wyżej obowiązku zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284). Wynika z niego, że:
- Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych oraz posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
- Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi
i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. - W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem oraz nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
- Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
- W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów. Należy w nich eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.
Podkreślenia wymaga jednak, że każdy sposób, niezależnie od wskazówek wynikających z wskazanego wyżej rozporządzenia, zastosowany przez pracodawcę, zabezpieczający dokumentację pracowniczą przed uszkodzeniem i zniszczeniem będzie dobrym sposobem.
Wypełnienie przez pracodawców ciążącego na nich obowiązku właściwego zabezpieczania przechowywanej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników powinno być przez nich respektowane, ponieważ może rodzić negatywne skutki w postaci popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zgodnie bowiem z treścią art. 281 pkt 7 kodeksu pracy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30000 zł.
W konsekwencji, w przypadku ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, gdy okaże się, że pracodawca nie może przedłożyć żądanych przez inspektora pracy dokumentów, np. akt osobowych, z uwagi na fakt, iż były niewłaściwie przechowywane i uległy zniszczeniu, musi liczyć się z koniecznością poniesienia odpowiedzialności wykroczeniowej.
