Pracodawcy, którzy tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, mają obowiązek przekazywania w każdym roku środków zgromadzonych jako odpisy podstawowe i zwiększenia na rachunek bankowy tego funduszu. Powinni to zrobić w dwóch transzach – do 31 maja i 30 września.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się w celu zapewnienia pomocy materialnej osobom uprawnionym do świadczeń z tego funduszu, a także łagodzenia różnic w poziomie życia. Tworzą go pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Ustawodawca przewidział również pewne wyjątki, kiedy pracodawcy mogą zwolnić się z obowiązku utworzenia funduszu po spełnieniu ściśle określonych warunków.

Pracodawcy tworzący Fundusz obowiązkowo są zobowiązani do przekazania odpisu na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dwukrotnie:

• do dnia 31 maja (co najmniej 75% równowartości odpisów), oraz
• do dnia 30 września (pozostałą równowartość odpisów).

Podmioty, które dobrowolnie tworzą fundusz (ze względu na stan zatrudnienia niższy niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) mogą przekazać odpisy w dowolnie ustalonym terminie i na dowolny rachunek. 

Odpisu podstawowego na ZFŚS na jednego zatrudnionego dokonuje się od podstawy wymiaru, którą stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2026 roku przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej (pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe) w całym 2025 roku wyniosło 7 770,04 zł, natomiast w drugim półroczu 2025 roku – 7 848,60 zł. Zatem podstawę do ustalenia odpisów stanowi kwota wyższa, czyli 7 846,60 zł.

Wysokość odpisu podstawowego na fundusz wynosi:

• na zatrudnionego w „zwykłych” warunkach – 37,5% podstawy;
• na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – 50% podstawy;
• na pracownika młodocianego zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego: w I roku nauki 5% podstawy, w II roku nauki 6% podstawy, w III roku nauki 7% podstawy.