Celem świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zwanego dalej ZFŚS lub Funduszem) jest zapewnienie pomocy materialnej osobom uprawnionym do świadczeń z Funduszu, a także łagodzenie różnic w poziomie życia.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zaś pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe muszą bezwzględnie tworzyć ZFŚS. Nie mają możliwości odstąpić od tego obowiązku. Natomiast pozostali pracodawcy mogą, po spełnieniu ściśle określonych przypadków, od niego się zwolnić. Ustawodawca zastrzegł, że pracodawca, aby odstąpić od tworzenia ZFŚS, musi:

• podjąć rozmowy z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w zakładzie nie ma takiej organizacji to z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (ustawodawca nie sprecyzował, jak dokonać wyboru, należy więc wypracować procedurę wewnętrzną),
• sporządzić protokół dodatkowy do układu zbiorowego pracy zawierający postanowienie o nietworzeniu Funduszu; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem musi – sporządzić dokument zmieniający treść regulaminu wynagradzania w omawiany zakresie (tzw. aneks),
• złożyć do organu rejestrowego wniosek o rejestrację protokołu dodatkowego; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem, zobowiązany jest podać do wiadomości pracowników wprowadzane zmiany do regulaminu wynagradzania, np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

Pracodawca tworzący Fundusz ma obowiązek przekazać odpis na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dwukrotnie:

• do dnia 31 maja (co najmniej 75% równowartości odpisów), oraz
• do dnia 30 września (pozostałą równowartość odpisów).

Odpisu podstawowego na ZFŚS na jednego zatrudnionego dokonuje się od podstawy wymiaru, którą w 2023 roku stanowi:

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie w drugim półroczu 2019 roku, czyli 4434,58 zł – w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku, 
• przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 roku, czyli 5104,90 zł – w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku.

Warto pamiętać, że podmioty, które dobrowolnie tworzą fundusz (ze względu na stan zatrudnienia niższy niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) mogą przekazać odpisy w dowolnie ustalonym terminie i na dowolny rachunek.