Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej nie może (z wyjątkami wynikającymi z odrębnych przepisów):
- wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z imiennie wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z innym pracownikiem będącym członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnionym do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
- zmienić jednostronnie warunków pracy lub płacy na niekorzyść takiego pracownika.
Ochrona, o której mowa powyżej, trwa przez okres określony uchwałą zarządu, a po jego upływie – dodatkowo przez czas odpowiadający połowie okresu określonego uchwałą, nie dłużej jednak niż rok po jego upływie. W celu realizacji dyspozycji wskazanego przepisu art. 32 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych obliguje zarząd zakładowej organizacji związkowej do wskazania pracodawcy pracowników podlegających takiej ochronie, w liczbie nie większej niż liczba osób stanowiących kadrę kierowniczą w zakładzie pracy albo liczba pracowników ustalona w oparciu o liczebność konkretnej organizacji związkowej.
Z wskazanych przepisów wynika, że ochrona przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy zostali wskazani pracodawcy pisemną uchwałą zarządu organizacji związkowej, ale pod warunkiem, że są oni bądź członkami zarządu zakładowej organizacji związkowej bądź innymi pracownikami będącymi członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnionymi do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Zatem uchwałą zarządu zakładowej organizacji nie można przyznać ochrony dowolnie wybranemu członkowi organizacji związkowej, który nie pełni żadnej z wymienionych powyżej funkcji. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt II PK 164/2004, publik. LexPolonica nr 384755) podstawą szczególnej ochrony trwałości stosunku pracy określonej w art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych są postanowienia statutu związku zawodowego, które określają organy lub osoby uprawnione do reprezentowania zakładowej organizacji związkowej wobec pracodawcy, a nie uchwała zarządu wskazująca pracownika jako podlegającego ochronie.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę na rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 czerwca 2003 r. w sprawie powiadamiania przez pracodawcę zarządu zakładowej organizacji związkowej o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą w zakładzie pracy oraz wskazywania przez zarząd oraz komitet założycielski zakładowej organizacji związkowej pracowników, których stosunek pracy podlega ochronie, a także dokonywania zmian w takim wskazaniu. Zgodnie z § 2 ust. 1 wskazanego rozporządzenia zarząd organizacji związkowej imiennie wskazują pracodawcy na piśmie pracowników, których stosunek pracy podlega ochronie w oparciu o art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. Dodatkowo wszelkie zmiany w tym wskazaniu zarząd zakładowej organizacji związkowej dokonywać powinien na piśmie w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zmiany. Warunkiem powołania się przez konkretnego pracownika na przysługującą mu w oparciu o art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych ochroną będzie więc terminowe przekazanie pracodawcy przez organizację związkową informacji o pracownikach korzystających z ochrony. Innymi słowy, gdy związek zawodowy nie dopełni swoich obowiązków i nie poinformuje pracodawcy o zmianach w składzie osób chronionych, konkretny pracownik z takiej ochrony nie będzie korzystał.