Pracownik, który wykorzystuje swój prywatny środek lokomocji (np. samochód albo motocykl) przy wykonywaniu obowiązków służbowych, może uzyskiwać od pracodawcy dodatkowe świadczenie. Zwykle stanowi ono rekompensatę kosztów ponoszonych w tym zakresie przez pracownika. Jego wypłata może być uzależniona od zawarcia dodatkowej umowy.

Powyższe wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. „Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych”.

Z powyższego wynika, że korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych nie będzie w każdym przypadku wiązać się z koniecznością zawarcia przez strony stosunku pracy umowy o używanie pojazdu do celów służbowych. Obowiązek ten powstaje jedynie w razie korzystania z pojazdów prywatnych dla celów służbowych w związku z wykonywaniem jazd lokalnych. Pojęcie jazd lokalnych nie zostało zdefiniowane w przepisach. Można jednak przyjąć, że występują one wtedy, gdy pracownik przemieszcza się w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w ramach określonego w umowie o pracę stałego miejsca pracy.

Warto zwrócić uwagę, że inaczej kształtować się będzie sytuacja pracownika, który odbywa podróże służbowe prywatnym samochodem. W takiej sytuacji zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Przepisy te nie przewidują obowiązku zawarcia dodatkowej umowy.