Nowe regulacje w prawie pracy od 1 stycznia 2019 roku

Nowelizacja zmienia treść art. 94 kodeksu pracy, a dokładnie jego punkt 9a. Przepis ten dotyczy podstawowych obowiązków pracodawcy. Na jego podstawie pracodawca będzie zobowiązany między innymi do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych (dokumentacji pracowniczej). Oznacza to, że od 1 stycznia 2019 roku postać elektroniczna zostanie zrównana z postacią papierową, na co jednoznacznie wskazuje art. 94¹¹ kodeksu pracy. To do pracodawcy będzie należała decyzja, który sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wybierze. Zgodnie z nową regulacją pracodawca będzie ponadto mógł zmienić postać prowadzenia i przechowywania dokumentów (art. 94⁸ ust. 1 kodeksu pracy).

Oczywiście, aby możliwe było archiwizowanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, konieczne jest spełnienie warunków odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów. Muszą być one prowadzone w sposób spójny (integralność) oraz w całości zachowane w postaci elektronicznej (kompletność), a także na bieżąco aktualizowane w razie potrzeby. Metoda ich przechowywania musi odpowiadać aktualnym warunkom technicznym, aby zapewnić możliwość ich wykorzystania i odczytania w każdym czasie przechowywania (dostępność), zapewniając przy tym właściwą ochronę przed dostępem do niej przez osoby niepowołane (poufność), jak również przed jej niepożądanym zniszczeniem czy uszkodzeniem.

Ponadto zmiana obejmie również skrócenie okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Zgodnie z treścią art. 94 pkt 9b kodeksu pracy okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja będzie miała zastosowanie do wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do pracowników zatrudniony przed tą datą, a po 31 grudnia 1998 roku to do pracodawcy będzie należał wybór, jak długo chce przechowywać pełną dokumentację. Jeśli zdecyduje się na okres 10-letni, to będzie musiał złożyć do ZUS raporty informacyjne dotyczące wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników, które będą zawierały informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego z nich. Okres 10-letni będzie liczony w takim przypadku od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Zaś dokumentacja dotycząca pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku w każdym przypadku będzie musiała być przechowywana przez okres 50 lat. Warto zwrócić uwagę, że nowa regulacja będzie miała również zastosowanie do dokumentacji dotyczącej zleceniobiorców.

Skutkiem powyższych zmian będzie m.in. wprowadzenie nowego obowiązku informacyjnego pracodawcy, który będzie realizowany wraz z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy. Nowe przepisy nakładają na pracodawcę niestosowane dotąd obowiązki informacyjne wobec pracownika, z którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, wskutek czego zostanie wydane mu świadectwo pracy. Zgodnie z art. 94⁶, który zostanie dodany do kodeksu pracy mocą nowelizacji, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Dodatkowo zmianie ulegnie podstawowa forma wypłaty wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Od 1 stycznia 2019 roku będzie nią przelew na rachunek płatniczy pracownika. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce, to będzie musiał złożyć stosowny wniosek w tym zakresie (w formie pisemnej lub elektronicznej).