Nowe regulacje w kodeksie pracy dotyczące danych osobowych pracowników

Dane żądane od pracowników, na mocy przepisów ustawy:

Nowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy, od 4 maja 2019 r. enumeratywnie wskazuje te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę, w związku z podejmowaniem przez niego działań po zawarciu umowy o pracę. W związku z powyższym, w myśl art. 22¹ § 3 kodeksu pracy, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1. adres zamieszkania;
2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Wyżej wymienione dane osobowe należą do kategorii danych osobowych obligatoryjnych, a ich pozyskanie przez pracodawcę od pracownika spełni przesłankę niezbędności wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 (RODO).

Katalog danych obligatoryjnych, które pracodawca może przetwarzać po zatrudnieniu pracownika, został poszerzony o takie dane jak: adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (w przypadku braku numeru PESEL), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Ponadto, od 4 maja 2019 r., pracodawca ma prawo żądać od pracownika danych osobowych członków jego najbliższej rodziny, innych niż dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, w myśl art. 22¹ § 5 kodeksu pracy, następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać od pracownika, udokumentowania danych osobowych, o których mowa w art. 22² § 3 kodeksu pracy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zgodnie z art. 22¹ § 4 kodeksu pracy, pracodawca żąda od pracownika podania innych danych osobowych niż: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, szeregu ustaw szczególnych (pragmatyk służbowych), jak i odrębnych przepisów prawnych.

Przykładowo pracodawca należący do sektora finansowego będzie uprawniony do żądania od pracownika i przechowywania, w części B akt osobowych, oświadczenia o niekaralności lub kopii zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli pracownik w związku z awansem został zatrudniony na stanowisku związanym z zarządzaniem mieniem tego podmio­tu lub osób trzecich, dostępem do informacji prawnie chronionych oraz podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia tego podmiotu lub osób trzecich lub wyrządzenia innej znacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim. W zakresie niezbędnym do potwierdzenia danych, pracodawca będzie mógł żądać przedstawienia do wglądu również oryginału zaświadczenia. Podstawą prawną zezwalającą na pozyskanie takich danych jest art. 3 ust. 1 i art. 4 ust 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 12.04.2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (Dz.U. 2018, poz. 1130).