Nie każda umowa na czas określony musi być zgłoszona do okręgowego inspektora pracy

Artykuł 25¹ § 1 KP w brzmieniu obowiązującym od 22.02.2016 r. limituje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami zarówno pod względem ilościowym (strony mogą zawrzeć maksymalnie 3 tego typu umowy), jak i pod względem czasowym (okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie tego typu umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekraczać 33 miesięcy).

Limitom tym nie podlegają umowy o pracę na czas określony wymienione w art. 25 § 4 KP, czyli zawarte:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Informację o celu zawarcia każdej z umów o pracę wymienionych w pkt 1-3 lub o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy o pracę wymienionej w pkt 4 należy wpisać do treści każdej tego typu umowy zawieranej począwszy od 22.02.2016 r. Obowiązek ten przewidziany został w art. 29 § 1¹ KP. Nowy wzór umowy o pracę, który zacznie obowiązywać od 22.02.2016 r. przewiduje specjalne ku temu miejsce, tj. punkt 3 wzoru zamieszczonego w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

W przypadku zawarcia umowy o pracę, która ma być zwolniona z obowiązku zachowania limitu ilościowego lub/i czasowego, z uwagi na zachodzące po stronie pracodawcy uzasadnione obiektywne przyczyny (przypadek wskazany w art. 25¹ § 4 pkt 4 KP), na pracodawcy spoczywa dodatkowy obowiązek. Otóż, w terminie 5 dni roboczych od daty zawarcia takiej umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany zawiadomić o tym fakcie właściwego miejscowo okręgowego inspektora pracy, w formie elektronicznej lub pisemnej. W dokonanym w ten sposób zgłoszeniu pracodawca powinien wskazać przyczyny uzasadniające niestosowanie omawianych limitów w odniesieniu do umowy o pracę, której dotyczy zgłoszenie.   

W tym miejscu należy podkreślić, że obowiązek zgłoszenia dotyczy wyłącznie przypadków, gdy dana umowa o pracę zawarta na czas określony będzie naruszała limity wskazane w art. 25¹ § 1 KP, lecz z uwagi na zaistnienie przesłanki „obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy” jej strony wyrażą wolę wyłączenia skutku jej przekształcenia w umowę na czas nieokreślony.

Innymi słowy, przedmiotowe zgłoszenie wymagane jest w przypadku, gdy:

a). dana umowa będzie już czwartą z kolei umową o pracę na czas określony zawartą pomiędzy tymi samymi stronami,

bądź

b). przewidziany w danej umowie okres obowiązywania samodzielnie bądź wraz z podlegającym sumowaniu okresem obowiązywania poprzedniej lub poprzednich umów o pracę na czas określony zawartych pomiędzy tymi stronami przekracza limit czasowy,

a jednocześnie w w/w okolicznościach [tj. wymienionych w pkt a) lub/i b)] strony takiej umowy zmierzają do wyłączenia skutku jej przekształcenia w umowę bezterminową w powołaniu na występowanie „obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy”.

Jeżeli bowiem dana umowa zostanie zawarta z naruszeniem jednego z limitów, a jednocześnie w danym przypadku nie wystąpi przesłanka „obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy”, to umowa taka stanie się z mocy prawa umową na czas nieokreślony. Skutek ten nastąpi bądź to w dniu jej zawarcia (jeżeli umowa ta będzie czwartą umową o pracę na czas określony zawartą pomiędzy tymi samymi stronami), bądź też w dniu upływu 33-go miesiąca zatrudnienia na podstawie tej umowy o pracę lub tej i poprzednich umów o pracę zawartych na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami.

Powyższa uwaga dotyczy umów o pracę na czas określony, które będą zawierane począwszy od 22.02.2016 r. Niemniej jednak podobnie przedstawia się sytuacja umów o pracę na czas określony, które będą już obowiązywały w dacie wejścia w życie nowych przepisów, czyli tych, które zostały zawarte przed 22.02.2016 r. Wyłączenie w odniesieniu do takich umów skutku przekształcenia w umowę bezterminową będzie wymagało uzupełnienia ich treści o informację wskazującą na „obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy”, które uzasadniają wyłączenie tego skutku. Przedmiotowe „uzupełnienie” powinno zostać dokonane w trybie „za porozumieniem stron” i jako takie przybrać formę aneksu do umowy. O fakcie dokonania przedmiotowego uzupełnienia pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, wraz ze wskazaniem wspomnianych obiektywnych przyczyn, w terminie 5 dni roboczych od dokonania rzeczonego uzupełnienia.

Dzięki otrzymaniu zawiadomienia o fakcie zawarcia umowy o pracę na czas określony w okolicznościach, o których mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4 KP lub zawiadomienia o uzupełnieniu treści obowiązującej już w dniu 22.02.2016 r. umowy o pracę na czas określony o informację powołującą się na wystąpienie tego typu okoliczności, okręgowy inspektor pracy będzie mógł dokonać oceny podanej w zgłoszeniu przyczyny w kontekście zasadności zwolnienia danej umowy spod limitów wskazanych w art. 25¹ § 1 KP.