Naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy

Znaczącą rolę wśród wykroczeń popełnianych przez pracodawców stanowią wykroczenia związane z lekceważeniem obowiązków związanych z koniecznością prowadzenia właściwej dokumentacji stosunku pracy. W tym kontekście należy pamiętać, że wykroczenia, o których mowa, są zazwyczaj ewidentne, i stosunkowo łatwe do udowodnienia obwinionemu podczas kontroli.

Roli dokumentacji stosunku pracy trudno nie docenić również w kontekście rozstrzygania sporów ze stosunku pracy. W tym świetle należy przywołać wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99), w którym uznano, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia. Podobnie przyjął sąd w wyroku z dnia 4 października 2000 r. (I PKN 71/00) stwierdzając, iż z tego obowiązku wynikają konsekwencje w zakresie ciężaru dowodu (art. 6 k.c. w zw. z art. 300 k.p.) polegające na tym, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych. Pogląd, zgodnie z którym prawidłowa realizacja obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę ma bardzo istotny wpływ na ciężar dowodu w trakcie sporu, można więc uznać za utrwalony w orzecznictwie sądowym.

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a k.p.). Naruszenie wskazanego obowiązku stanowi wykroczenie określone w 281 pkt 6 k.p., zgodnie z którym kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlega karze grzywny do 30 tys zł. Poprzez nieprowadzenie akt osobowych, o którym mowa w art. 281 pkt 6 k.p., należy rozumieć zaniechanie obowiązku założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika zbioru dokumentów dokumentujących zatrudnienie, a obejmującego dokumenty:

• zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• związane z ustaniem zatrudnienia.

Poprzez nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy należy rozumieć zaniechanie prowadzenia dokumentów wskazanych w szczególności w § 7 i 8 rozporządzenia MPiPS w sprawie prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji stosunku pracy tj.

• dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
• odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• imiennej karty (listy) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Warto podkreślić, że czynem, który może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową na podstawie art. 281 pkt 6 k.p., jest tylko całkowite zaniechanie wykonania jednego z obowiązków określonych w art. 94 pkt 9a k.p., czyli na przykład nie dokumentowanie zatrudnienia w formie akt osobowych, bądź też nieprowadzenie dokumentacji, która w danym stosunku prawnym jest konieczna w świetle przepisów prawa. Nie stanowi natomiast wykroczenia z art. 281 pkt 6 k.p. wyłącznie nieprawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników i odpowiedniej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy np. brak numeracji dokumentów zarchiwizowanych w aktach osobowych, czy też niewłaściwe zaewidencjonowanie składników wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w liście płac.