Skopiuj link
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
W świetle art. 94 pkt 9a kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany w szczególności do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Potwierdzeniem oraz uszczegółowieniem tego kodeksowego obowiązku jest rozporządzenie MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika z niego, iż aktywność pracodawcy odbywa się co do zasady w czterech obszarach. Pracodawca ma bowiem założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika: akta osobowe, kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Termin na założenie akt osobowych pracownika
Dostęp do dokumentów pracowniczych pracodawca uzyskuje już na etapie rekrutacji (np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia itp.).
Kiedy więc pracodawca ma założyć akta osobowe?
Przepisy prawa pracy nie wskazują terminu, do którego pracodawca ma wywiązać się z nałożonego w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy obowiązku. Wydaje się, iż za datę powstania obowiązku założenia akt osobowych można przyjąć decyzję o zatrudnieniu danej osoby. Za takim stanowiskiem przemawiają dwa argumenty.
Po pierwsze, literalna wykładnia art. 94 pkt 9a kodeksu pracy, w którym ustawodawca używa określenia: pracodawca oraz pracownik. Oznacza to, iż między stronami musi istnieć stosunek prawny w postaci umowy o pracę (zawartej choćby na kilkudniową próbę).
Drugim argumentem jest § 6 ust. 2 pkt 2 powołanego rozporządzenia, w którym ustawodawca skatalogował dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
Odpowiedzialność za nie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji stosunku pracy
W świetle art. 281 kodeksu pracy kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Nie każde jednak działanie lub zaniechanie pracodawcy będzie kwalifikowane jako wykroczenie. Kodeks wykroczeń definiuje bowiem ogólne ustawowe znamiona wykroczenia. Z art. 1 oraz art. 5 kodeksu wykroczeń wynika, iż należą do nich: karalność czynu, jego społeczna szkodliwość oraz wina (umyślna lub nieumyślna) sprawcy. Z punktu widzenia omawianego wykroczenia istotnym jest wskazanie, które rodzajowo dokumenty będą się zawierały w wykroczeniowym określeniu „dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”. Z całą pewnością odpowiedzialnością wykroczeniową będzie obciążony pracodawca, który nie prowadzi akt osobowych pracownika.
Wynika to z literalnej wykładni z art. 281 kodeksu pracy.
Pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona poniesie jednak konsekwencje także wtedy, gdy okaże się, że braki w dokumentacji są na tyle poważne, że można uznać, jakby jej nie prowadzono. W praktyce najczęściej będzie do dotyczyło nieprowadzenia ewidencji czasu pracy i / lub nieprowadzenia dokumentacji związanej z wynagrodzeniami pracownika. Kara grzywny może zostać nałożona w postępowaniu mandatowym inspektora pracy lub też w trybie postępowania sądowego przed właściwym miejscowo sądem rejonowym.
