Składki na ubezpieczenie społeczne są w części finansowane przez płatnika, zaś w części przez pracownika/zleceniobiorcę. Składka na ubezpieczenie zdrowotne natomiast jest w całości opłacana ze środków ubezpieczonego (pracownika/zleceniobiorcy). Składki finansowane przez płatnika mogą stanowić dla niego koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem ich opłacenia.

Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów, obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Co do zasady wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z opłacaniem składek do ZUS za pracowników i zleceniobiorców stanowią dla niego koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak to, aby zostały uregulowane. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a) jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a) znalazły się przepisy, wskazujące na moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu składek ZUS w części finansowanej przez płatnika.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, składki określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Ustawodawca wskazał również, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw – od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym (art. 23 ust. 1 pkt 37 o podatku dochodowym od osób fizycznych). Nieopłacone składki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wynagrodzenia za sierpień, a wypłacane do 10 września oraz składki naliczone od tych wynagrodzeń, których termin płatności upłynie 15 lub 20 października mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w sierpniu. Wątpliwości budzi jednak fakt, że w chwili zaliczenia składek do kosztów płatnik nie ma jeszcze pewności co do tego, czy składki zostaną opłacone w terminie. Jeżeli nastąpi przekroczenie terminu płatności to, składki nie powinny być ujęte w kosztach na zasadach określonych w przywołanych wyżej przepisach, a dopiero w miesiącu, w którym zostały opłacone.