Podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika stanowi co do zasady przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik przepracował krótszy okres, to w podstawie należy uwzględnić przychód za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia. Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy (art. 37 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa).

W pierwszej kolejności warto przypomnieć, że na podstawie przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa na równi z dniami przepracowanymi traktuje się dni, w których ubezpieczony korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa, jeżeli w okresie branym pod uwagę dla wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku, ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad określonych w art. 37 ust. 2, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem w każdym miesiącu z przyczyn usprawiedliwionych wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uzupełnieniu według zasad określonych w art. 37 ust. 2.

W miesiącach, w których ubezpieczony nie przepracował wszystkich obowiązujących dni roboczych, stosuje się zasadę uzupełnienia, o ile dni roboczych było co najmniej tyle samo co absencyjnych lub więcej. Dla osób zatrudnionych ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem, uzupełnienie polega na przyjęciu do podstawy wynagrodzenia zgodnego z umową o pracę za pełny miesiąc kalendarzowy.

Miesiące, w których pracownik otrzymał wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenie za urlop i pobierał zasiłki lub świadczenia z ubezpieczenia społecznego, należy przyjąć do podstawy po uzupełnieniu. Uzupełnienia dokonuje się w zależności od tego, czy zgodnie z regulaminem wynagradzania składnik zmienny podlega uzupełnieniu, czy też jest uwzględniany w podstawie zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.

Jeżeli składnik zmienny podlega proporcjonalnemu uzupełnieniu, to wszystkie składniki w danym miesiącu należy uzupełnić według zasad obowiązujących dla składników zmiennych, czyli zsumowane wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za urlop oraz premię podzielić przez liczbę dni przepracowanych i pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany w danym miesiącu przepracować.

Jeśli jednak zapisy regulaminu wynagrodzeń nie określają zasad pomniejszania składnika zmiennego za okres absencji, to będzie on uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie uzyskanej. W takim przypadku, uzupełnieniu będzie podlegało tylko i wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze do kwoty, jaką zasiłkobiorca otrzymałby zgodnie z umowa o pracę. W takim przypadku wynagrodzenie za urlop zostanie uzupełnione w stałej miesięcznej kwocie wynagrodzenia zasadniczego przyjętej do podstawy. Do tak uzupełnionego wynagrodzenia należy dodać składnik zmienny w kwocie faktycznie uzyskanej.