Skopiuj link
Sposób realizacji tego obowiązku zależy od tego czy musimy tworzyć regulamin pracy. Jeśli pracodawca ma obowiązek wprowadzić w życia regulamin pracy – obowiązek ten powinien zrealizować właśnie w regulaminie. Pracodawcy, którzy nie muszą tworzyć regulaminu, sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy powinni określić w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia przekazywanej każdemu pracownikowi w związku z zawarcie umowy o pracę.
Określenia sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy ma znaczenie przede wszystkim porządkowe. Nie jest natomiast elementem niezbędnym do rozliczania czasu pracy pracowników. W praktyce najpowszechniejszym sposobem realizacji tego obowiązku jest nakazanie pracownikom podpisywania list obecności.
Zawsze o sposobie potwierdzania przybycia do pracy w konkretnym zakładzie decyduje jednak pracodawca, przy czym jego swoboda w tym względzie nie jest ograniczona przez ramy przepisów prawa. W związku z powyższym rolę podpisu na liście obecności może pełnić odbijanie kart identyfikacyjnych w specjalnych czytnikach, logowanie się do sieci firmowej czy też zgłaszanie swojego przybycia do pracy bezpośredniemu przełożonemu. W tym miejscu należy nadmienić, że kwestionowanym przez organy kontroli sposobem potwierdzania przybycia i obecności w pracy jest skanowanie linii papilarnych czy też weryfikowanie innych danych biometrycznych (jak to czasem przewidują regulacje zakładowe w niektórych firmach).
Lista obecności bardzo często mylona jest w praktyce z indywidualną kartą ewidencji czasu pracy. Ten drugi dokument ma umocowanie normatywne, a jego treść jest określona przez przepisy prawa. Indywidualna karta ewidencji czasu pracy zasadniczo powinna zawierać takie informacje jak:
- praca w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
- czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Należy ponadto zwrócić uwagę, że karta ewidencji czasu pracy jest dokumentem, na podstawie którego następuje naliczenie wynagrodzenia i innych świadczeń należnych pracownikowi. Z tego też wynika fakt, że przepisy uznają kartę ewidencji czasu pracy za dokument podlegający obligatoryjnej archiwizacji. Nieuprawnione jest natomiast rozciąganie tego obowiązku na przechowywanie list obecności. O tym czy listy obecności w konkretnym zakładzie będą podlegały archiwizacji, jak również jak długi będzie okres przechowywania tego typu informacji decydować będzie każdorazowo pracodawca.