Skopiuj link
Lista obecności
Do obowiązków pracodawcy należy m.in. założenie i prowadzenie, odrębnie dla każdego pracownika, ewidencji czasu pracy. Celem ewidencji jest ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 ust. 1 k.p.). Zgodnie z dyspozycją § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894) karta ewidencji czasu pracy powinna obejmować pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ewidencja czasu pracy pracowników młodocianych powinna uwzględniać ponadto czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Ustawodawca od obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy odróżnia obowiązek określenia przez pracodawcę sposobu potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w zakładzie. W tym zakresie przepisy prawa nie narzucają jednak pracodawcom tak precyzyjnych wymogów, jak ma to miejsce w odniesieniu do obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Najbardziej powszechnym sposobem potwierdzania przez pracowników ich obecności w pracy jest lista obecności. Zazwyczaj przybiera ona postać tabeli, w której oznaczone są poszczególne dni miesiąca i jest podana lista pracowników. Jeżeli pracownik jest obecny w pracy powinien się podpisać w odpowiednim miejscu w tabeli. W razie nieobecności w pracy, w tabeli zamiast podpisu zamieszcza się odpowiednie oznaczenie wskazujące przyczynę nieobecności, np. „U” dla urlopu wypoczynkowego, „Ch” dla zwolnienia chorobowego.
Dane osobowe
Pojęcie danych osobowych zostało zdefiniowane w art. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Z przepisu tego wynika, iż dane osobowe stanowią wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.
Dane osobowe dzieli się na zwykłe oraz wrażliwe. Do danych osobowych wrażliwych należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Dane wrażliwe podlegają szczególnej ochronie.
Przepis art. 221 k.p. określa ściśle dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika i pracownika. Jednakże w czasie trwania stosunku pracy pozyskuje również inne dane osobowe o pracowniku, np. o stanie zdrowia. Tym samym zakres danych osobowych o pracownikach, jakimi dysponuje pracodawca, jest szeroki i obejmuje zarówno dane zwykłe, jak i wrażliwe.
Obowiązki pracodawcy związane z ochroną danych osobowych
Pracodawca jest administratorem danych osobowych swoich pracowników (art. 7 pkt 4 ustawy). W związku z tym ciążą na nim obowiązki określone w art. 26 ust. 1 ustawy. Przepis ten stanowi, iż administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:
- przetwarzane zgodnie z prawem;
- zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
- merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
- przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Ochrona danych osobowych pracowników a lista obecności
Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie wprowadzają zakazu prowadzenia list obecności. Określają jednak pewne reguły, które pracodawca powinien uwzględnić przy prowadzaniu tej listy. Należą do nich w szczególności zasada celowości i zasada adekwatności. Wynika z nich, iż w liście obecności nie powinny być wskazywane przyczyny nieobecności poszczególnych pracowników w pracy. Ma to znaczenie przede wszystkim w sytuacji, gdy nieobecność jest spowodowana chorobą. Informacje o stanie zdrowia stanowią bowiem dane wrażliwe.
Według niektórych przedstawicieli doktryny ujawnienie na liście obecności nazwisk pracowników również może stanowić naruszenie ich danych osobowych. W związku z tym postulują oni, aby dla każdego pracownika prowadzić osobną listę obecności.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta
