Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich dokonywana przez firmę zewnętrzną

Zasady przeprowadzania kontroli, o której mowa w zapytaniu zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27.07.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Rozporządzeni to  upoważnia do przeprowadzania omawianych kontroli pracodawców, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego (zatrudniają) powyżej 20 pracowników. U pracodawców zatrudniających nie więcej niż 20 pracowników przedmiotowe kontrole przeprowadzane są przez ZUS (zob. § 1 ust. 1 rozporządzenia).

Kontrola prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

• nie wykonuje w czasie zwolnienia pracy zarobkowej,
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem (§ 5 ust. 1 rozporządzenia).

Pracodawca uprawniony do samodzielnej kontroli zwolnień lekarskich (pracodawca zatrudniający >20 pracowników) może zlecić to uprawnienie podmiotowi zewnętrznemu, np. na podstawie umowy cywilnoprawnej. W takiej sytuacji powinien wystawić temu podmiotowi imienne upoważnienie, na którego podstawie będzie on mógł dokonywać czynności kontrolnych:

• w miejscu zamieszkania,
• miejscu czasowego pobytu lub
  
• miejscu zatrudnienia kontrolowanego pracownika.

Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (por. § 8 rozporządzenia).

W tym kontekście należy podkreślić, że możliwość przeprowadzenia kontroli „w miejscu zatrudnienia kontrolowanego pracownika” dotyczy przypadków, gdy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim wykonuje pracę zarobkową na rzecz innego podmiotu, np. innego pracodawcy lub zleceniodawcy. W takich przypadkach omawiana kontrola przeprowadzana jest w tego typu dodatkowym miejscu pracy. Celem kontroli przeprowadzanej w tak rozumianym „miejscu zatrudnienia kontrolowanego pracownika” jest w szczególności sprawdzenie, czy wykonywana w trakcie L-4 praca na rzecz innego podmiotu narusza zalecenia wynikające ze zwolnienia lekarskiego.

Pojęcia dokonywanie kontroli „w miejscu pracy” nie należy więc utożsamiać z możliwością wezwania pracownika do jego podstawowego miejsca pracy w celu złożenia wymaganych wyjaśnień. Zarówno pracodawca, jak i podmiot przez niego upoważniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich nie mogą nakładać na pracownika tego typu obowiązku.  

Jeżeli poczynione w toku czynności kontrolnych ustalenia wskazują, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie w sposób niezgodny z jego celem, wówczas osoba kontrolująca powinna sporządzić protokół, w którym podaje na czym ta nieprawidłowość polegała. Protokół należy przedłożyć pracownikowi w celu wniesienia przez niego uwag. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia (§ 9 rozporządzenia).

Ostatecznie wątpliwości w tym zakresie rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego, i w razie sporu wydaje decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach (por. § 10 rozporządzenia).