Świadectwo pracy zawiera wiele istotnych informacji dotyczących zakończonego stosunku pracy, które są niezbędne dla ustalenia uprawnień pracowniczych oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca ma obowiązek wydać go pracownikowi w odpowiednim terminie.

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Powinien to zrobić w dniu, w którym ustaje zatrudnienie, jeśli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy powinno dotyczyć okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Ponowne zatrudnienie w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy zwalnia pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy z urzędu. Jednakże musi to zrobić na wniosek złożony przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy). Termin na wydanie świadectwa pracy w takich okolicznościach również wynosi 7 dni.

Pracodawca musi pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Pracownikowi, który nie otrzymał świadectwa pracy w ogóle lub otrzymał je z opóźnieniem, przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej mu w ten sposób przez pracodawcę. Zgodnie z art. 99 §  2 takie odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Ponadto niewydanie świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Za naruszenie tego obowiązku pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).