Ustalany na początku roku plan urlopów określa terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracowników. Zdarza się jednak, że z różnych powodów pracownik nie może skorzystać z urlopu w zaplanowanym czasie. Niektóre z tych okoliczności ustawodawca uznał za takie, które zobowiązują pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu.

Zgodnie z dyspozycją art. 165 kodeksu pracy pracodawca obowiązany jest przesunąć termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracownika, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Użyty przez ustawodawcę zwrot „w szczególności” wskazuje, iż katalog zdarzeń przewidujących obligatoryjne przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego nie ma charakteru wyczerpującego. Oprócz nich, przesunięcie urlopu wypoczynkowego uzasadniają również inne okoliczności stanowiące usprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, usprawiedliwioną nieobecność stanowią zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Pracodawca może również uznać inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Takim zdarzeniem jest m.in. urlop okolicznościowy.

Jeżeli pracodawca dysponuje wiedzą o okolicznościach uzasadniających obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego, pracownik nie musi składać żadnego pisma w tym przedmiocie. Jeśli pracodawca ich nie zna, to pracownik powinien poinformować go o okolicznościach stanowiących usprawiedliwioną nieobecność w pracy, uzasadniających przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

W przypadku wystąpienia wskazanych okoliczności, pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego w późniejszym terminie, zgodnie z art. 166 kodeksu pracy.