Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Należą do nich także koszty poniesione w związku z pozostawaniem przez podatnika w stosunku pracy, a warunkiem ich naliczenia jest uzyskanie przez pracownika przychodu.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy została ściśle określona przez ustawodawcę w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego przepisu wynika, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Z powyższego wynika, ze wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodu ustawodawca uzależnił od liczby stosunków pracy, stosunków służbowych, spółdzielczych stosunków pracy oraz pracy nakładczej, z których pracownik uzyskuje przychody, a także od tego, czy pracownik zamieszkuje w tym samym mieście, w którym znajduje się zakład pracy, czy też nie. Wobec tego, jeśli pracownik spełnia warunki korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, to powinien złożyć pracodawcy oświadczenie w tym zakresie.

Dopiero złożenie oświadczenia stanowi warunek stosowania podwyższonych kosztów (art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). W razie niezłożenia przez pracownika rzeczonego oświadczenia, pracodawca nie jest uprawniony do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia tego pracownika.