Pracownik, który wykonuje pracę ponad obowiązujące go normy czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy, świadczy pracę w godzinach nadliczbowych. Przysługuje mu za to dodatkowe wynagrodzenie i stosowna rekompensata.

Rekompensata może przybrać postać świadczenia pieniężnego (dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) albo czasu wolnego. Wynagrodzenie wraz z dodatkiem może zostać zastąpione ryczałtem, o ile zostaną spełnione warunki określone przez ustawodawcę w art. 151¹ § 4 kodeksu pracy.

Ryczałt może zostać wprowadzony tylko w stosunku do pracowników, którzy stale wykonują pracę poza zakładem pracy. Z poglądów orzecznictwa wynika, że „stałe wykonywanie pracy” nie musi oznaczać nieprzerwanego lub wyłącznego wykonywania pracy poza zakładem pracy. Dla zastosowania ryczałtu wystarczające jest, aby praca w takich warunkach była wykonywana w powtarzających się i z góry zaplanowanych okresach. Jego wysokość powinna być ustalona w taki sposób, aby odpowiadała przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych i stanowiła stosowną rekompensatę dla pracownika.

Uzasadnieniem stosowania ryczałtu w miejsce wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe jest brak możliwości prowadzenia bieżącej kontroli czasu pracy. Wobec tego wypłaca się pracownikowi pewną kwotę ustaloną z góry, bez względu na liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych. Pracodawca powinien przewidzieć takie rozwiązanie w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym pracy albo umowie o pracę. Nie ma możliwości, aby takie rozwiązanie zostało przyjęte jednostronną decyzją pracodawcy. Ustalony ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych powinien stanowić wyodrębniony składnik wynagrodzenia pracownika wykazany w karcie (liście) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.