Wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe muszą bezwzględnie tworzyć ZFŚS. Nie mają możliwości odstąpić od tego obowiązku. Natomiast pozostali pracodawcy mogą, po spełnieniu ściśle określonych przypadków, od niego się zwolnić. Ustawodawca zastrzegł, że pracodawca, aby odstąpić od tworzenia ZFŚS, musi:

• podjąć rozmowy z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w zakładzie nie ma takiej organizacji to z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (ustawodawca nie sprecyzował, jak dokonać wyboru, należy więc wypracować procedurę wewnętrzną),
• sporządzić protokół dodatkowy do układu zbiorowego pracy zawierający postanowienie o nietworzeniu Funduszu; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem musi – sporządzić dokument zmieniający treść regulaminu wynagradzania w omawiany zakresie (tzw. aneks),
• złożyć do organu rejestrowego wniosek o rejestrację protokołu dodatkowego; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem, zobowiązany jest podać do wiadomości pracowników wprowadzane zmiany do regulaminu wynagradzania, np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

Nowe akty wewnętrzne zaczynają obowiązywać po upływie terminów określonych w kodeksie pracy. Tym samym zmiany w układzie zbiorowym pracy wchodzą w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania (art. 241¹² kodeksu pracy), natomiast zmiany regulaminu wynagradzana – po upływie dwóch tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 kodeksu pracy).