Kiedy pracodawca ma obowiązek zrekompensowania kosztu zakupu okularów korekcyjnych?

Na podstawie § 8 ust 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Bazując na przedmiotowym przepisie można wyliczyć trzy następujące przesłanki określonego w nim obowiązku:

1. praca jest wykonywana na „stanowisku komputerowym”,
2. uprawniona osoba wykonuje pracę przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
3. konieczność stosowania okularów została stwierdzona w oparciu o wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Rozporządzenie ustanawia legalną definicję stanowiska komputerowego, w myśl której jest nim przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym:

1. wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy (również ciekłokrystaliczny), klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek,
2. wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball,
3. wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek (§ 2 pkt 2 rozporządzenia).

Wyposażone w ten sposób stanowisko pracy, przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych dwóch przesłanek, uzasadnia spoczywający na pracodawcy obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok. Obowiązek ten odnosi się nie tylko do pracowników danego pracodawcy, ale również rozciąga się na osoby odbywające u niego praktykę lub staż.

W praktyce dość często zdarza się, że pracodawcy odmawiają wypełnienia omawianego obowiązku w sytuacji, gdy uprawniony pracownik, praktykant bądź stażysta wykonuje swą pracę przy użyciu laptopa. Powołują się przy tym na § 3 pkt 4 rozporządzenia, który stanowi, że przepisy rozporządzenia nie znajdują zastosowania w odniesieniu do wykonujących swą pracę z użyciem systemów przenośnych nie przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż wyłączenie to nie obejmuje przypadków, gdy laptop jest używany jako „jednostka centralna” do pracy na danym stanowisku. A zatem sytuacji, gdy zamiast komputera stacjonarnego pracownik, praktykant lub stażysta używa laptopa na stanowisku pracy, które spełnia warunki określone w § 2 pkt 2 rozporządzenia. Przepis § 3 pkt 4 rozporządzenia będzie natomiast stanowił podstawę uchylenia omawianego obowiązku jeżeli pracownik, praktykant, czy stażysta będą używać laptopów poza tak zdefiniowanym stanowiskiem pracy (np. praca w terenie).

Kolejną przesłanką obowiązku refundacji kosztów nabycia okularów korekcyjnych jest mierzona w skali doby długość czasu wykonywania zadań przy wykorzystaniu urządzenia wyposażonego w monitor ekranowy. Powinna ona wynosić co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy przewidzianego dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie, czyli ≥4 godziny. Przy czym przyjmuje się, że przekroczenie połowy dobowego czasu pracy przy komputerze nie musi być spełnione w każdym dniu tygodnia, jeżeli tylko pracownik zatrudniony jest na co najmniej 1/2 etatu. W przeciwnym razie mogłoby dochodzić do przypadków obchodzenia analizowanego przepisu. Pracodawca zawsze miałby bowiem możliwość takiej organizacji pracy, aby przynajmniej raz w tygodniu pracownik normy tej nie przekraczał, niezależnie od ilości czasu pracy spędzonego przy komputerze w pozostałe dni (por. m.in. wyrok WSA w Poznaniu z 18.05.2011 r., IV SA/Po 196/11, Lex nr 896154; wyrok WSA w Olsztynie z 10.10.2006 r., II SA/Ol 536/06, Lex nr 551966).

Ostatnią z omawianych przesłanek jest stwierdzenie konieczności stosowania okularów korekcyjnych do pracy na stanowisku komputerowym zawarte w treści zaświadczenia lekarskiego kończącego badania profilaktyczne. Badania te przeprowadza się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30.05.1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 r. Nr 69, poz. 332 ze zm.). Jeżeli więc pracownik, stażysta, czy praktykant z założenia mają pracować przez co najmniej 4 godziny dziennie na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy to w skierowaniu tym, w opisie warunków pracy (część: „czynniki fizyczne”), należy wpisać np.: „praca na stanowisku komputerowym” lub zamieścić inną równoznaczną wzmiankę.